La gestion globale des contenus d'entreprise

Le projet ECM, une nouvelle approche de la gestion de l'information

Gonzague Chastenet de Géry

Les Editions de l’ADBS publient des ouvrages de réflexion, des manuels et des guides pratiques à l’intention des professionnels de l’information (documentalistes, bibliothécaires, archivistes, veilleurs, knowledge managers…) et de toute personne ayant à traiter de l’information dans son activité professionnelle.

Fortement axée sur les compétences et les pratiques professionnelles (recherche d’informations, veille, traitement du document numérique…), notre programmation s’ouvre également à des travaux de recherche en sciences de l’information.

La revue Documentaliste – Sciences de l’information traite tous les trimestres d’un sujet de premier plan pour les professionnels de l’information. Au travers d’un dossier central de plus d’une quarantaine de pages, une quinzaine de professionnels couvre la problématique sous plusieurs angles.

Thèmes traités par nos dernières parutions:

Le records management / l’archivage électronique / les vidéos en ligne / les réseaux sociaux professionnels / les enjeux politiques du document numérique / l’usager au cœur du numérique / la gestion de projets collaboratif dans un environnement technologique 2.0 / le livre numérique / l’identité numérique / l’information scientifique et technique / la recherche d’informations sur le Net / la gestion de contenus / la structuration de l’information / le Web de données…

Pour suivre l’actualité de nos publications: http://www.adbs.fr/editions

PARTICIPEZ AVEC NOUS AU DÉVELOPPEMENT DU LIVRE NUMÉRIQUE

Nous nous engageons activement dans le développement de la lecture numérique. C’est pour cette raison que l’ouvrage que vous êtes en train de lire ne contient aucun dispositif anti-copie (DRM, Digital Rights Management). Nos lecteurs n’ont pas à subir de multiples contraintes techniques avant de pouvoir profiter de leurs achats.

Nous comptons sur la compréhension et l’implication de nos lecteurs pour ne faire qu’une impression de chaque copie numérique achetée et ne pas diffuser le fichier acquis à titre individuel. C’est ainsi qu’ensemble, nous pourrons contribuer au développement de ce chantier d’avenir.

© Association des professionnels de l’information et de la documentation (ADBS), 2009

9782843651281

Introduction

◆ L’ECM, une problématique d’actualité

La société de l’information, c’est aussi votre entreprise.

Transformer votre organisation en société de l’information devrait être une ambition. Cependant, beaucoup d’organisations subissent une multiplication des serveurs de fichiers, mails, bases documentaires, sites web, outils collaboratifs, sans cohérence, sans objectifs métiers très clairs, sans administration et avec un foisonnement d’outils.

La démarche ECM (enterprise content management) ou gestion globale des contenus au niveau de l’entreprise veut donner une trame à une démarche nouvelle pour inverser cette situation, transformer un problème en source de valeur ajoutée, passer d’une problématique laborieuse de classement à des perspectives de satisfaction client ou de valorisation du patrimoine intellectuel. Nous somme arrivés à un point où le besoin des entreprises, la maturité des collaborateurs et l’offre du marché permettent de renverser la tendance.

Quels constats font les organisations?

- Il est urgent de mettre de l’ordre dans la prolifération des bases documentaires (le cas Lotus Notes en est l’exemple le plus significatif¹) ou des sites web de l’entreprise.

- La DSI souhaite légitimement reprendre la main pour maîtriser les flux et les stocks de contenus et mutualiser les outils de gestion de ces contenus.

- Les métiers souhaitent enrichir leurs applications avec des contenus de savoir-faire et de connaissance métier ou se doter d’outils pour gérer leurs dossiers et leur documentation.

- Beaucoup de métiers très différents souhaitent disposer d’environnements de travail collaboratif qui requièrent les mêmes outils.

- Produire des contenus ne suffit pas, il faut aussi les valoriser en interne comme en externe, dégager de la transversalité et associer plusieurs niveaux de rédaction (technique, marketing, pédagogie).

- Les entreprises souhaitent préserver et organiser leur patrimoine intellectuel et améliorer aussi la traçabilité de leurs opérations.

- Les entreprises souhaitent publier des contenus et des services dans leurs sites Internet pour améliorer leurs relations clients.

L’ECM est une démarche globale d’entreprise qui apporte des réponses modulaires et progressives à toutes ces préoccupations.

Globale pour plusieurs raisons: la solution technique doit être autant que possible unique, couvrir les principaux besoins de gestion des contenus et être intégrée avec le système d’information de l’entreprise; les contenus considérés sont souvent destinés à une grande partie de l’entreprise; une partie des contenus sont des référentiels; les usages, guidés par les processus de l’entreprise, sont transverses à l’organisation, l’ECM étant un levier de la transversalité; un collaborateur va utiliser plusieurs portails suivant ses activités et il est important que le passage de l’un à l’autre soit fluide; la gouvernance de l’ECM est nécessaire et transverse à l’entreprise.

L’ECM est autant une réponse à des enjeux stratégiques (innovation, satisfaction client, préservation du capital intellectuel, management des communautés techniques, etc.) qu’à des besoins opérationnels (gain de temps, traçabilité, respect des règles, gain de place, etc.).

Toutefois, il faut préciser les limites de l’ECM pour éviter une confusion avec le système d’information de l’entreprise.

◆ Quel périmètre pour l’ECM?

Commençons par une image. Quand vous voulez remplir un récipient, vous commencez par de gros blocs, puis par des petits blocs, puis avec des graviers et vous finissez avec du sable. L’ECM est au système d’information ce que les graviers et le sable sont au remplissage d’un récipient, sans exclure quelques petits blocs.

Les contenus dont nous parlons ici évoluent entre deux extrêmes qu’on se plaît à opposer, le structuré et le non structuré, les données et les documents. Ils sont généralement plus des porteurs d’informations métiers (rapports, notes, messages, courriers, commentaires, plaquettes, procédures, guides métier, points de vue, documentations internes ou externes, protocoles, méthodologies, etc.) que des documents administratifs (factures, bons de commande, etc.) mais sans exclusive. Ces contenus ne sont pas ceux gérés traditionnellement dans les grands progiciels de gestion de l’entreprise: ERP (enterprise resource planning), PLM (product lifecycle management), CRM (customer relationship management), BI (business intelligence), etc.

L’ECM est une démarche pour traiter les contenus « orphelins » qui envahissent les serveurs de fichiers, pour gérer les sites web dispersés, les messageries et les outils collaboratifs ou pour fédérer les bases documentaires existantes. Elle concerne plus particulièrement les collaborateurs de l’entreprise qui manipulent beaucoup de contenus et ne disposent pas d’outils qui gèrent leur métier (les chercheurs, les juristes, les secrétaires, les consultants, les informaticiens, les cadres dirigeants, etc.).

Pour les professionnels de l’information, la situation est particulière: ils disposent d’outils propres (SIGB, bases documentaires, catalogage, veille, etc.) mais l’ECM propose des possibilités d’intégration de leurs outils avec d’autres ou peut, dans certains cas, les remplacer. On verra que l’ECM a tout de même des liens avec les grands outils du système d’information de l’entreprise car il apporte des services, des fonctions pour enrichir ces applications un peu à l’étroit dans leurs bases de données relationnelles.

Le sens courant associe gestion de contenu et gestion d’un site web. Ceci fut vrai à l’origine mais ce serait une erreur de se limiter à ce qui ne fut qu’un premier usage, dicté par des limitations techniques qui ont été dépassées. Dans l’entreprise, la gestion des contenus dépasse maintenant largement le périmètre traditionnel des professionnels de l’information ou de la communication. Tous les métiers gèrent des contenus. Ceci induit trois conséquences qui vont structurer cette fonction de l’entreprise: la mutualisation des solutions techniques nécessaires et leur interopérabilité: c’est le projet de mise en œuvre d’une plateforme ECM; la segmentation de la gestion des contenus par usage, chaque usage utilisant la plateforme ECM; la gestion d’une architecture de contenus, démarche de collaboration comparable à une copropriété, qui cherche un équilibre entre la cohérence globale et l’initiative locale.

Cet ouvrage décrit successivement ces trois sujets avec deux objectifs particuliers :

- faire comprendre aux acteurs de la gestion de contenu les avantages et les contraintes d’une plateforme d’entreprise mutualisée;

- mettre en évidence le besoin de professionnaliser la gestion de contenu dans tous les domaines de l’entreprise et de proposer des pistes d’évolution professionnelle aux spécialistes de l’information.

La démarche ECM propose ainsi une nouvelle approche de la gestion de l’information, pilotée par les usages et non par l’organisation ou les outils. Elle induit une convergence entre la gestion de l’information et la gestion des systèmes d’information. Cette convergence se traduit par une intégration des outils et par un rapprochement des équipes métier et technique au sein de projets. Comme toute convergence de deux mondes qui s’ignoraient jusqu’à présent, elle génère des tensions. Mais, comme friction, elle doit être créative.

Enfin, l’ECM donne une vision d’avenir et stratégique. Les entreprises qui s’en sont inspirées ont mis plusieurs années pour y parvenir et ont fait des choix suivant leurs priorités.

La vision de l’ECM présentée ici est plus un panorama des déclinaisons de ce concept qu’un modèle à appliquer.

L’ECM, des flux et des stocks

◆ 1. Ces contenus que l’entreprise veut gérer

Pour clarifier l’expression « gérer des contenus » et préciser quels contenus sont concernés par l’ECM, recensons les contenus les plus fréquemment gérés par une entreprise et regardons quelles structures de l’information et quel cycle de vie doivent être gérés. Cet exercice est aussi l’occasion de s’interroger sur la volonté d’une organisation de gérer ses contenus et quelle ambition elle souhaite y associer.

Apparaissent alors de façon très schématique quatre grandes catégories de documents (figure 1).

FIGURE 1 – LES GRANDES CATÉGORIES DE DOCUMENTS

◆ Structure simple, cycle de vie simple

Des documents comme des courriers ou des mails, de la documentation capturée ou des contenus de communication sont gérés simplement: leur structure même n’est pas gérée, mais uniquement associée à des métadonnées ou à un plan de rubriquage; leur circulation est limitée à une capture, à un classement et à une publication.

◆ Structure complexe, cycle de vie simple

Des documents comme de la documentation technique, des rapports ou des publications scientifiques ont une structure qui peut être gérée finement (titre, paragraphe, annexes, etc.); leur cycle de vie est relativement simple (un auteur, un réviseur).

◆ Structure simple, cycle de vie complexe

Des documents comme des procédures internes, demandes d’investissement voire factures ont une structure d’information à gérer très simple² mais suivent un circuit d’élaboration et de validation beaucoup plus complexe.

◆ Structure complexe, cycle de vie complexe

Des documents qui sont plus souvent des dossiers (autorisation de mise sur le marché, dossier instruisant un projet, offre technico-commerciale, rapport d’activité, etc.) possèdent une structure qu’il faut gérer (métadonnées par document et par dossier, structure des dossiers, métadonnées de gestion et de description, contenus de synthèse et contenus d’analyse, etc.). Ils suivent des circuits d’élaboration et de validation très complexes, souvent en partie externes à l’entreprise. On peut aussi observer qu’on ne sait pas toujours au départ quel cycle de vie suivront certains documents. Par exemple, une simple note devient un rapport, un courrier est suivi d’échanges ou pas, etc.

De cette typologie on retiendra déjà qu’il existe une grande variété de contenus et de situation de gestion de contenu dans l’entreprise, qu’une grande souplesse est indispensable pour prétendre gérer toutes ces situations avec la même plateforme et qu’il est nécessaire d’analyser tout document ou tout contenu autant dans sa structure que dans son cycle de vie et de...