Xavier Delengaigne

Pierre Mongin

Christophe Deschamps

Organisez vos données

personnelles

L’essentiel du Personal Knowledge Management

Groupe Eyrolles

Éditions d’Organisation

61, bd Saint-Germain

75240 Paris cedex 05

www.editions-eyrolles.com

www.editions-organisation.com

copy Le Code de la propriété intellectuelle du 1er juillet 1992 interdit en effet expressément la photocopie à usage collectif sans autorisation des ayants droit. Or, cette pratique s’est généralisée notamment dans l’enseignement, provoquant une baisse brutale des achats de livres, au point que la possibilité même pour les auteurs de créer des œuvres nouvelles et de les faire éditer correctement est aujourd’hui menacée. En application de la loi du 11 mars 1957, il est interdit de reproduire intégralement ou partiellement le présent ouvrage, sur quelque support que ce soit, sans autorisation de l’Éditeur ou du Centre Français d’exploitation du droit de copie, 20, rue des Grands-Augustins, 75006 Paris.

© Groupe Eyrolles, 2011

ISBN : 978-2-212-54842-6

Sommaire

Introduction

PARTIE 1

Devenez un maître de l’univers informationnel avec le PKM

1.    La naissance du Personal Knowledge Management (PKM)

2.    Collecter les données

3.    Organiser l’information

4.    Évaluer l’information

5.    Présenter l’information

6.    Collaborer autour de l’information

7.    Sécuriser l’information

PARTIE 2

Organisez votre propre système d’information personnel avec le modèle TIICC

8.    Donner du temps au temps

9.    Qui es-tu sur le net ?
Ou comment mieux gérer son identité numérique

10.  Le social, c’est capital !

11.  Développer ses compétences personnelles

12.  Mettre en place un système d’information personnel

Conclusion

Annexes

Annexe 1 : Mieux tagger ses favoris

Annexe 2 : Utiliser PersonalBrain

Annexe 3 : Contacter les auteurs

Lexique

Index des notions clés

Index des...

Table des matières

Sommaire

Introduction

Penser le XXIe siècle

L’arrivée des digital natives

Adopter le PKM

Les bénéfices de ce livre

PARTIE 1

Devenez un maître de l’univers informationnel avec le PKM

1.    La naissance du Personal Knowledge Management (PKM)

Éléments de contexte

Qu’est-ce que l’infobésité ?

Le PKM, une notion en construction

Passer des données à la connaissance

2.    Collecter les données

Pour une lecture efficace

Automatisez votre collecte grâce aux fils RSS

Comment bien mener une recherche sur le web ?

Qu’est-ce que le social bookmarking ?

Prenez des notes qui dénotent

3.    Organiser l’information

Rangez votre bureau

Gérez vos contacts

Optimisez le rangement de votre ordinateur

Gérez votre messagerie : de quoi je me mail ?

Partez à la découverte des folksonomies

Gérez vos flux RSS

4.    Évaluer l’information

Comment vérifier l’information ?

Traquez les canulars

Débusquez le plagiat

5.    Présenter l’information

Mieux rédiger vos e-mails

Améliorez vos présentations informatiques

Communiquez avec efficacité grâce à la rédaction structurée

Écrivez pour le web

6.    Collaborer autour de l’information

Communiquez avec le web 2.0

Utilisez le web 2.0 pour monter vos projets en équipe

7.    Sécuriser l’information

Sécurisez votre poste de travail

Plus de tour de passe-passe avec vos mots de passe

Comment protéger vos données ?

La pérennité des formats

PARTIE 2

Organisez votre propre système d’information personnel avec le modèle TIICC

8.    Donner du temps au temps

Un agenda qui fait date

Mieux vous organiser avec la méthode GTD

Sommes-nous multitâches ?

9.    Qui es-tu sur le net ? Ou comment mieux gérer son identité numérique

Prenez conscience de votre identité et de votre réputation numérique

Cartographiez et surveillez votre présence sur Internet

Soignez votre réputation numérique

10.  Le social, c’est capital !

Les bienfaits du groupe

Facebook, un ami qui vous veut du bien ?

Tirez parti des réseaux sociaux professionnels

11.  Développer ses compétences personnelles

Apprenez à vous connaître

Valorisez vos compétences personnelles

12.  Mettre en place un système d’information personnel

Comment identifier vos besoins en information ?

Flux matériel vs immatériel

Vous organiser : une activité quotidienne

Conclusion

L’avènement d’un continuum informatique

Une information protéiforme et multisource

Attention à l’enfermement informationnel

Savoir ralentir

Le PKM ou l’art de s’adapter au réel pour ne pas le subir

Annexes

Annexe 1 : Mieux tagger ses favoris

Annexe 2 : Utiliser PersonalBrain

Les avantages

Les utilisations

Les principales fonctions

Annexe 3 : Contacter les auteurs

Lexique

Index des...

Introduction

« Quand les vents du changement soufflent, certains construisent des abris, et d’autres des moulins. »

Proverbe chinois

Regardez autour de vous : que voyez-vous ? Si vous êtes actuellement au travail, vous remarquerez sans doute votre ordinateur, en bonne place sur votre bureau, tellement présent qu’on finit par l’oublier. À ses côtés, votre téléphone. Jetez un coup d’œil dans la poche intérieure de votre veste : vous y retrouverez probablement votre téléphone portable. Dans votre autre poche, peut-être avez-vous un iPod ? Si vous êtes chez vous, vous avez de fortes chances de retrouver un ordinateur dans votre bureau. peut-être êtes-vous d’ailleurs en train de télécharger de la musique et/ou des films (légalement) ? Bref, qu’on le veuille ou non, les TIC (Technologies de l’information et de la communication) font désormais partie de notre quotidien… et jongler avec tous ces outils n’est pas toujours évident.

Par ailleurs, pour la plupart d’entre nous, la vie devient de plus en plus fragmentée. Professionnellement, rares sont ceux qui restent toute leur vie dans la même entreprise. Désormais, nous devons mener de front plusieurs carrières (qui n’ont parfois rien à voir les unes avec les autres). Pratiquer un métier totalement différent de l’objet de ses études devient de plus en plus fréquent. Fort de ce constat, chacun de nous doit se constituer un bagage de connaissances et de savoir-faire pour s’adapter à une vie de...

PARTIE 1

DEVENEZ UN MAÎTRE DE L’UNIVERS INFORMATIONNEL AVEC LE PKM

Cette première partie est consacrée à une approche classique du PKM (présentation au chapitre 1) dans sa facette « gestion de l’information », à savoir :

•  Collecter des données (chapitre 2) ;

•  Organiser l’information (chapitre 3) ;

•  Évaluer l’information (chapitre 4) ;

•  Présenter l’information (chapitre 5) ;

•  Collaborer autour de l’information (chapitre 6) ;

•  Sécuriser l’information (chapitre 7).

Acquérir une vue d’ensemble de toutes les sources de données dont nous disposons est important. Devant cette masse toujours grandissante, nous devons obligatoirement réaliser des choix et nous verrons dans cette partie lesquels sont les plus judicieux.

En comprenant comment ces données sont diffusées et nous parviennent, nous découvrirons comment naît et meurt l’information. En effet, celle-ci peut avoir un temps de vie extrêmement limité et nous devons en prendre connaissance avant qu’elle ne devienne caduque. Il s’agit donc de savoir comment nous pouvons la capter et la canaliser au mieux afin de la faire fructifier en un temps réduit.

1

LA NAISSANCE DU PERSONAL KNOWLEDGE MANAGEMENT (PKM)

« The problem of information overload, therefore, may not be the quantity of it but our inability to know what to do with it. »

Danniel Tammet¹

Éléments de contexte

Après moi, le déluge informationnel

Comme nous l’avons vu dans l’introduction, la surinformation ne nous guette plus : elle nous a déjà rattrapés depuis longtemps ! D’ailleurs, aucune raison pour que ce déluge informationnel cesse. En 2013, la population connectée à Internet dans le monde devrait en effet atteindre 2,2 milliards contre 1,45 en 2008. Or, avec le web 2.0, nous sommes de plus en plus nombreux à :

•  tenir un blog ou un site web ;

•  commenter des articles de journaux ou des billets de blogs ;

•  donner notre avis ;

•  converser via Twitter, Facebook, etc. ;

•  publier des photos ou des vidéos ;

•  partager des documents numériques.

Pour être clair, nous produisons du contenu en permanence. Une étude publiée par la société IDC¹ indique que l’humanité va produire durant l’année 2010 la quantité jamais atteinte d’un zettabyte d’informations, soit de quoi remplir 75 milliards d’iPad !

Reference overload

Or, les contenus produits par les internautes ne sont pas la seule surcharge à laquelle Internet nous expose. On peut en effet parler d’un phénomène que nous avons baptisé le Reference overload, soit une surcharge de contenus dits de référence. Il y a encore une dizaine d’années en effet, seuls les scientifiques et les chercheurs accédaient aux bases de données qui leur permettaient de rechercher des articles rédigés par leurs collègues. Aujourd’hui, n’importe quel quidam souhaitant creuser tel ou tel sujet peut accéder à une information scientifique et technique (généralement validée par un collège de spécialistes de la matière), et c’est presque aussi simple que d’interroger Google. Les articles qui sortent dans les résultats ne sont certes pas tous accessibles gratuitement, mais le mouvement grandissant de l’open access permet d’accéder à un nombre d’articles en texte intégral, en croissance exponentielle.

Le mouvement de l’open access

Il a été lancé vers la fin des années 1990 par des scientifiques soucieux du développement des pays du tiers-monde, dont les chercheurs ne peuvent accéder à des publications scientifiques coûteuses. La déclaration de Berlin sur le libre accès aux connaissances² dans le domaine des sciences indique que le libre accès (open access) signifie notamment :

•  que l’accès aux documents est gratuit (en ligne et en texte intégral) ;

•  qu’une version complète du document libre d’accès est déposée dans au moins un service d’archivage en ligne pour permettre le libre accès, la diffusion sans restriction, l’interopérabilité et l’archivage à long terme.

Les moteurs et services proposant de rechercher en plein texte dans ces données sont d’ailleurs de plus en plus nombreux et sophistiqués.

Tools overload

Le Reference overload serait presque supportable s’il ne s’y ajoutait pas une autre forme de surcharge constituée cette fois-ci par le nombre de logiciels et de services en ligne sans cesse croissant qui nous est proposé. Que vous souhaitiez montrer vos photos à vos proches, créer des groupes de discussion privés, mettre en ligne et gérer vos performances de joggeur, de plongeur, de cycliste, critiquer des...

2

COLLECTER LES DONNÉES

« Cuanto mas informacion tenemos, mas preguntas podemos hacer¹. »

Scott Tyler

Pour une lecture efficace

De plus en plus, le travailleur du savoir lit des textes sur des supports numériques.

Comme le remarque Yann Leroux, sur le journal en ligne Owni, le numérique constitue désormais une matière cognitive, « la nouvelle matière à penser de l’humanité² ».

Or, la lecture sur support numérique dégage certaines spécificités. Tout d’abord, la lecture à l’écran serait 25 % plus lente que sur papier. Une étude Useit³ vient préciser ce phénomène : les lecteurs d’une page web ne lisent pas forcément moins vite, ils lisent moins. En effet, l’étude indique qu’en moyenne, les lecteurs d’une page web n’ont le temps de lire que 25 % du texte. Donc, moins la page comporte de texte, plus elle a de chance d’être lue en totalité. Cependant, bien que la lecture soit plus difficile sur une page web, le taux de lecture est souvent supérieur au papier : « Une étude menée par le professeur Lewenstein de l’université de Stanford, et dont les résultats ont été publiés en mai 2000, indique que les articles en ligne seraient lus à 75 %… contre 20 à 25 % pour les articles imprimés (vis-à-vis desquels le lecteur est moins proactif)⁴. » Sur écran, la lecture s’oriente vers le scannage et le repérage. Lire une page web s’apparente à une lecture en diagonale. En bref, une lecture zapping.

Autre spécificité de la lecture sur écran : une ligne de flottaison existe. Celle-ci est constituée par la partie de la page visible sur l’écran (c’est-à-dire sans recours à la barre de défilement). Seuls 22 % des internautes lisent la page audelà de cette limite.

Les outils des navigateurs pour lire plus vite

En dehors des modes de présentation utilisés par les rédacteurs web, d’autres moyens existent pour se repérer rapidement dans un long texte. Tout d’abord, l’usage de la molette de la souris facilite le balayage de la page. Ensuite, lors d’une recherche sur le web, pensez à utiliser la fonction « En cache » du moteur de recherche. Ce dernier surlignera les termes de votre requête dans la page de résultat. Attention, la fraîcheur des informations sera toute relative : elle datera du dernier archivage de la page par le moteur de recherche. Toutefois, une fois visualisés le ou les termes recherchés, rien ne vous empêche de relancer la recherche pour obtenir la page actuelle.

Par exemple, pour utiliser la fonction « En cache » de Google, cliquez tout simplement sur le lien hypertexte intitulé « En cache » situé en dessous du résultat.

Fonction « En cache » de Google

Google affichera la version de la page demandée détenue dans son cache. Les termes ou l’expression recherchés seront surlignés dans la page.

Termes surlignés dans la page grâce à la fonction « En cache » de Google

Par ailleurs, la plupart des navigateurs web proposent une fonctionnalité pour rechercher un mot dans une page web.

Évoquons pour terminer un petit outil particulièrement pratique. Il s’agit d’un bookmarklet (favori dynamique : voir lexique) intitulé Readability qui supprime tous les éléments d’une page web susceptibles d’en ralentir la lecture et en extrait le contenu textuel afin de le présenter en noir sur fond blanc. Il est récupérable à l’adresse suivante : http://lab.arc90.com/experiments/readability

Vers une lecture hypertextuelle

Sur le web, nous naviguons également de lien hypertexte en lien hypertexte. Notre lecture devient hyperspatiale. Nous construisons notre propre chemin vers la connaissance, guidés dans notre quête par les rédacteurs web, auteurs des pages web que nous lisons. Bien souvent, nous tombons par hasard sur des informations intéressantes. Sans le savoir, nous nous adonnons à la sérendipité. Attention toutefois de ne pas se laisser envoûter par trop de contenus attractifs. Avant de vous lancer dans une recherche sur le web, donnez-vous une limite de temps ou réservez-vous des périodes de recherche en fin de journée.

Pour certains auteurs, de nombreux liens hypertextes affectent notre concentration : « Même si vous ne cliquez pas sur un lien, vos yeux le remarquent. Quelques neurones s’allument pour décider si vous allez cliquer ou non […]. Plus il y a de liens dans un article, plus votre compréhension est affectée¹ », affirme le journaliste Nicholas Carr. En réponse, certains rédacteurs web suppriment les liens hypertextes du corps du texte pour les regrouper en bas de page.

L’hypertexte total ou comment rendre l’information liquide

Avec l’avènement du web 2.0, l’interaction...

3

ORGANISER L’INFORMATION

« Classer, c’est penser. »

Georges Perec

Rangez votre bureau

Respectez les règles de proximité

Les déplacements, même petits, consomment du temps. Pour organiser votre espace de travail, respectez le principe de proximité : le plus utilisé correspond au plus proche.

Circulez, il n’y a rien à voir

Observez une nouvelle fois votre bureau. Les dossiers s’accumulent-ils inexorablement au fil du temps ? Comment faire bouger l’information pour éviter qu’elle ne stagne ?

Un moyen simple de faire circuler l’information est de disposer de simples bannettes sur votre bureau avec différentes fonctions :

•  à transmettre : le but du jeu est de mettre le plus possible de documents dans cette bannette ;

•  à faire : placez dans cette bannette les documents à traiter ;

•  en attente ;

•  à classer : attention de ne pas laisser stagner vos documents dans cette bannette.

Naturellement, votre poubelle (ou votre boîte de tri sélectif) ne doit pas rester loin afin de jeter les documents devenus inutiles.

Ajoutez un peu de méthode GTD

Pour plus d’efficacité, vous pouvez appliquer la méthode GTD, « Getting Things Done » (elle sera développée plus en détail au chapitre 8 de cet ouvrage, page 147). GTD est une méthode d’organisation personnelle inventée par M. David Allen et popularisée par son livre S’organiser pour réussir : Getting Things Done¹ (méthode GTD).

Ajoutez une autre bannette intitulée « boîte de réception » (inbox) : centralisez tous vos documents et tout autre élément (clés USB…) dans cette bannette. Prenez ensuite chaque élément un à un, et posez-vous la question : une action est-elle possible ? Si cela prend moins de deux minutes ; faites-le toute de suite. Sinon, classez le document dans une des quatre autres bannettes.

Mettez votre instinct de conservation en sourdine : réduire le volume de documents est un bon moyen de simplifier votre organisation. Jetez donc les éléments devenus inutiles à la poubelle.

Une fois, deux mais pas trois

Lorsque vous traitez une information (que ce soit un document ou un fichier), imposez-vous la règle des « une fois, peut-être deux, mais pas trois ». Qu’est-ce que cela signifie ? Tout au long de votre journée, vous ne devez pas toucher un document plus de trois fois ! Ajouter cette petite règle du jeu à votre activité vous permettra de gagner un temps considérable.

Rangez au fur et à mesure

Pour un bureau propre, appliquez la méthode « wipe as you go » (littéralement, « nettoyer en allant », c’est-à-dire ranger au fur et à mesure). C’est un peu comme pour votre vaisselle, si vous attendez trop longtemps, les assiettes sales s’accumulent dans votre évier ! Respectez ce principe simple : quand vous prenez un dossier, rangez-le une fois terminé.

Numérisez vos documents

Scannez ses documents est un bon moyen pour en finir avec la tonne de papiers qui encombre nos bureaux. Avec la dématérialisation, la numérisation a en effet le vent en poupe.

Toutefois, numériser ses documents pose certaines questions.

De quel matériel faut-il disposer ?

– Scanner un document prend du temps avec un matériel bas de gamme.

– Un espace de stockage est indispensable car un document numérisé prend de la place. Ajustez la taille de stockage à votre projet de numérisation.

– Pour de gros volumes de documents, utilisez un scanner à défilement ou un copieur scanner.

Comment retrouver le document une fois numérisé ?

La numérisation accroît le nombre de documents de façon exponentielle. Comment retrouver le bon fichier rapidement ? Vous pouvez utiliser un scanner à défilement couplé avec un moteur de recherche desktop (moteur de recherche local, c’est-à-dire situé sur votre ordinateur, voir lexique).

La taille, c’est important ?

Que ce soit pour votre classement papier ou informatique, gardez toujours en mémoire la loi de Douglas : les dossiers et les documents s’entassent jusqu’à remplir l’espace disponible pour le rangement. Ainsi, plus la taille de votre disque dur sera importante, plus vous stockerez de fichiers. Limiter la taille de votre stockage, qu’il soit physique ou numérique, vous obligera à conserver l’essentiel.

Maintenir votre bureau propre

Pour ranger votre bureau la première fois, collectez tout ce qui s’y trouve, ainsi que le contenu de vos tiroirs et déposez le tout dans un grand carton. Puis prenez chaque élément de la pile du haut vers le bas. Traitez-le en fonction des différentes actions possibles : le jeter, le déléguer, le classer, agir.

Recommencez l’opération périodiquement si vous n’arrivez pas à maintenir votre bureau propre.

Ajoutez une date de péremption

Dans son livre Mind Performance Hacks, l’auteur Ron Hale-Evans¹ présente une astuce pour pré-supprimer les documents (papiers ou numériques). Chaque fois que vous créez ou recevez un document, posez-vous la question : combien de temps vais-je avoir besoin de ce document ? La réponse peut être une date précise, ou une durée (avec la date de création ou de réception du document) : une semaine, un mois, un an. Soyez constant dans la façon de marquer la péremption de vos documents. Si votre document est « éternel », conservez-le de manière classique, avec une date de création mais sans date de péremption.

Pour les documents papiers

Marquez vos documents avec la date (mois, année) à laquelle vous pouvez le détruire.

Si vous travaillez sur un document le 13 juillet et que vous savez que vous en aurez besoin deux ou trois semaines, placez-le dans une pochette marquée « juillet ». Une fois le mois écoulé, vous savez que vous pourrez détruire le contenu de cette pochette.

Pour les documents électroniques

Créez un répertoire temporaire (nommé par exemple « Tmp »). Lorsque vous travaillez sur un document temporaire pendant la journée, placez-le dans ce dossier. Une fois la journée écoulée, supprimez le contenu de ce dossier.

Si vous devez travailler plus longtemps sur un document, créez un dossier pour le mois ou l’année. Exemple : « Tmp_juillet » pour le mois en cours. « Tmp_2010 » pour...

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ÉVALUER L’INFORMATION

« La copie est pour les ordinateurs ce que la respiration est pour les organismes vivants. »

John Naughton

Comment vérifier l’information ?

Sur Internet, l’information paraît invérifiable. Pourtant, des outils existent désormais pour vous aider à démêler le bon grain de l’ivraie.

Pourquoi vérifier l’information ?

L’avènement du web a renversé le modèle de validation de l’information. Désormais, ce sont bien souvent les utilisateurs eux-mêmes qui doivent valider l’information. En effet, les avancées technologiques permettent désormais de produire du contenu et de le publier, non seulement à moindre coût mais aussi simplement. Ainsi, par exemple, créer un site Internet est à la portée de tous (ou presque).

Cette profusion d’informations n’est pas le seul fait de particuliers. Toutes les organisations, y compris les entreprises, s’adonnent à cette pratique. Face aux faibles coûts de production du contenu numérique, les entreprises investissent massivement dans le créneau. Le résultat est une course pour occuper le terrain. Il en suit une explosion exponentielle des contenus non vérifiés.

Cette info-pollution se manifeste par cinq éléments :

•  la surabondance ;

•  la contamination ;

•  la désinformation ;

•  la médiocrité de l’information ;

•  l’invasion publicitaire¹.

Interrogez l’information par un QQOQCCP

Une fois sur Internet, de nombreux internautes se sentent perdus face à l’immensité de la toile et à l’anonymat supposé qu’elle offre. Pourtant, Internet ne déroge pas au référent de base prôné par le journalisme : vérifier sa source. Internet offre des outils et des astuces pour ce faire. C’est un support de communication qui peut se questionner par un QQOQCCP (Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Comment ? Combien ? Pourquoi ?).

QUI ? Qui est l’auteur de l’information ?

Tout d’abord, commencez par la première question qui devrait vous venir à l’esprit : qui est l’auteur de l’information ?

Sur Internet, l’identité des auteurs reste parfois floue. Bien souvent, on se demande quelle est l’identité de la personne qui rédige l’information. S’agit-il :

•  d’une personne physique ?

•  d’un groupe de personnes ?

•  d’une entreprise ?

•  d’une administration ? Etc.

Comment recueillir des informations sur...

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PRÉSENTER L’INFORMATION

« Ceux qui comprennent ne comprennent pas qu’on ne comprenne pas. »

Paul Valéry

Mieux rédiger vos e-mails

Écrire un e-mail fait désormais partie du quotidien professionnel de nombreuses personnes. Comment faire pour optimiser la rédaction de ses courriels ?

Restez courtois

De nombreux pourvoyeurs d’e-mails oublient purement et simplement les règles élémentaires de savoir-vivre. Certes, l’e-mail est un média rapide et moins formel que le papier, mais n’oubliez pas les formules de politesse pour autant. Elles sont plus courtes que dans un courrier classique. Commencez votre e-mail par un simple « Bonjour monsieur/madame, » et terminez par une formule courte comme « Bien cordialement, ».

Nous mentons plus dans nos e-mails !

Selon une étude scientifique, nous mentons plus dans nos courriels que sur papier. L’explication tient sans doute dans notre rapport avec les éléments matériels. Sur papier, nous entretenons un contact plus physique avec notre crayon et le geste est d’autant plus solennel qu’il est moins fréquent aujourd’hui que l’e-mail. Bref, nous nous engageons davantage¹.

Comment répondre à un e-mail

Pour faciliter la lecture, utilisez une barre horizontale pour séparer les différents messages. Supprimez également les informations inutiles des messages précédents. Quand vous abordez plusieurs sujets, rédigez un message par objet.

Un e-mail au bon format

Utilisez le format HTML. Il permet d’envoyer du contenu riche (image). Attention, de nombreux messages publicitaires sont sous ce format. Votre email risque donc d’être pris pour un spam.

Courriel ou e-mail ?

Courriel est utilisé pour « courrier électronique » et mél pour « adresse de messagerie électronique » (Journal officiel du 20 juin 2003). Théoriquement, e-mail et mail sont des mots anglais mais ils sont très souvent utilisés dans le langage courant, c’est pourquoi nous avons choisi de les utiliser dans cet ouvrage.

Rédigez des phrases courtes

Rédigez des phrases courtes (vingt à vingt-cinq mots). En effet, vos contacts ne disposent probablement pas du temps nécessaire pour lire un roman… Développez une idée par paragraphe pour plus de clarté. Évitez le jargon administratif et/ou professionnel.

Si vous connaissez bien votre contact et que votre message est très court, notez-le directement dans le champ objet. Évitez le langage SMS ou l’excès d’abréviations. Avec les personnes que vous connaissez bien, vous pouvez vous permettre certains signes de connivence comme « @micalement », « @bientôt », etc.

Soignez l’objet de votre message

Envoyer un mail sans prendre la peine de remplir l’objet reste une pratique encore trop courante. Idéalement, l’objet doit résumer votre e-mail en deux ou trois mots-clés. Exemple : réunion du 12/06/2010. Rédigez les objets de façon attirante autant que possible. Vous pouvez également rédiger une phrase courte (moins d’une dizaine de mots) : « Je ne peux pas assister à la réunion du 12/06/10. »

Insérer au début la référence du projet entre crochets reste une bonne idée pour retrouver ses e-mails par la suite. Par exemple, dans le cadre de notre...

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COLLABORER AUTOUR DE L’INFORMATION¹

« La bougie ne perd rien de sa lumière
en la communiquant à une autre bougie. »

Proverbe japonais

Selon l’encyclopédie libre Wikipedia, le terme « web 2.0 » a été inventé en 2004 par la société d’édition de livres informatiques O’Reilly. Le postulat était le suivant : le web 1.0 n’était fait que de pages statiques cantonnant l’internaute au rôle de spectateur, alors que le web 2.0 est une plate-forme où les internautes deviennent des acteurs en interagissant non seulement sur le contenu des pages mais également entre eux.

Communiquez avec le web 2.0

Discuter

Méthode 1.0 | Méthode 2.0
Téléphoner | Organiser

...

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SÉCURISER L’INFORMATION

« Se faire battre est excusable, se faire surprendre est impardonnable. »

Napoléon

Sécurisez votre poste de travail

Dans tout système informatique, l’utilisateur final reste bien souvent la cible privilégiée en cas d’attaque ou d’intrusion. En effet, le facteur humain constitue le maillon faible de la sécurité informatique. Grâce au manque d’information ou tout simplement de formation, demander le mot de passe à un utilisateur est souvent plus facile que d’utiliser un logiciel spécialisé comme un keylogger (voir lexique) par exemple. Que ce soit pour un poste de travail ou un périphérique mobile (PDA – Personal Digital Assistant, voir lexique), les principes de sécurité informatique restent les mêmes. La sécurisation poste par poste, c’est-à-dire brique par brique permet au final d’obtenir un mur solide, un rempart contre d’éventuels assaillants. Sans pour autant céder à la paranoïa, il convient de mettre en œuvre des principes simples et efficaces en matière de sécurité informatique, comme par exemple un mot de passe à son écran de veille.

Les menaces

Bien souvent, nous n’avons pas conscience des menaces qui pèsent sur nos informations, notamment le vol. Même si le prix du matériel informatique de base a fortement baissé, il continue d’attirer la convoitise des voleurs. En ce qui vous concerne, les informations stockées auront sans doute plus de valeur que le prix du matériel en lui-même.

Des systèmes antivol existent : certains ressemblent aux antivols des vélos, comme un câble relié de votre ordinateur à votre bureau. Il repoussera les voleurs mal équipés ou qui manquent de temps ou d’adresse. Ensuite, vous pouvez tenter d’empêcher l’accès aux informations stockées.

Les virus

Comment les reconnaître ?

À moins d’être un expert en informatique, reconnaître un virus au premier coup d’œil est particulièrement difficile. Comme pour une maladie, étudiez les symptômes. Votre ordinateur :

•   Est-il plus lent que d’habitude ?

•   Redémarre-t-il de manière intempestive ?

•   A-t-il un comportement aléatoire ?

•   Envoie-t-il des e-mails à votre insu ?

Une façon de les démasquer : si vous possédez un PC, observez les processus qui tournent sur votre machine. Si l’un d’eux sollicite fortement votre UC (unité centrale), vous...

PARTIE 2

ORGANISEZ VOTRE PROPRE SYSTÈME D’INFORMATION PERSONNEL AVEC LE MODÈLE TIICC

Dans la première partie, nous avons abordé l’approche classique du PKM. Depuis la reconnaissance originelle du PKM, notre société a naturellement évolué. De nouveaux éléments doivent désormais être pris en compte : gérer notre capital social (notamment avec l’avènement des réseaux sociaux en ligne), entretenir notre réputation numérique, etc.

Le PKM suit ce mouvement. Il s’étend peu à peu à la sphère du développement personnel, en recourant à des méthodes complémentaires (la GTD, ainsi que celles de Stephen Covey et de Peter Drucker) et à de nouveaux outils (mind mapping…). C’est ce que nous allons détailler dans cette seconde partie, en suivant les repères du modèle TIICC :

•  Temps : chapitre 8 « Donner du temps au temps » ;

•  Identité numérique : chapitre 9 « Qui es-tu sur le net ? Ou comment mieux gérer son identité numérique » ;

•  Information : nous ne reviendrons pas dans cette partie à la gestion de l’information. Elle a largement été développée dans la première partie (pages 9 à 143) ;

•  Capital social : chapitre 10 « Le social, c’est capital ! » ;

•  Compétences personnelles : chapitre 11 « Développer ses compétences personnelles ».

Le chapitre 12 assemble ces différents points pour parvenir à un système complet et cohérent d’information personnel.

8

DONNER DU TEMPS AU TEMPS

« Le temps est le capital le plus rare, et si on ne sait pas le gérer,

alors on ne sait gérer rien d’autre. »

Peter Drucker

Un agenda qui fait date

Et vous ? Savez-vous gérer votre capital temps ? L’agenda est un outil précieux pour gérer efficacement ses activités. Naturellement, vous disposez d’un agenda et vous vous en servez quotidiennement. Mais l’utilisez-vous à 100 % ?

Ne planifiez pas tout !

L’être humain a une fâcheuse tendance à vouloir combler les vides. Nous agissons de la même façon avec notre agenda. Nous le remplissons avec allégresse jusqu’à occuper 100 % de notre temps. Au final, nous nous retrouvons fort dépourvu pour gérer, en plus, le quotidien, voire les imprévus.

Pour bien gérer son agenda, c’est pourtant simple. Il convient de suivre la règle des 60/20/20. Planifiez seulement 60 % de votre temps. Gardez 20 % pour gérer les tâches quotidiennes et 20 % pour les imprévus. De même, pour vos rendez-vous extérieurs, prévoyez une marge de manœuvre en plus du temps de route.

Apprenez à évaluer correctement le temps nécessaire pour accomplir une tâche. En effet, rien n’est jamais si simple qu’il n’y paraît. La loi de Murphy, ou loi de l’« emmerdement » maximal, est là pour nous le rappeler : nous avons souvent tendance à sous évaluer le temps nécessaire pour accomplir une tâche, au risque de ne jamais terminer ce que nous avons commencé.

Toutefois, veillez à vous astreindre à des impératifs de temps les plus courts possibles. En effet, dans le cas contraire, vous risquerez de tomber sous le coup d’une autre loi, celle de Parkinson ou loi de la dilatation du travail. Elle affirme que « le travail s’étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement ». Bref, plus vous disposez de temps pour accomplir une tâche, plus vous en mettrez !

Planifier son temps reste tout de même primordial. En effet, si vous travaillez toujours dans l’urgence, vous ne réussirez jamais à accomplir toutes les tâches que vous vous êtes fixées. Bref, vous devez anticiper au maximum. Mais alors, que faut-il planifier ?

En...

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QUI ES-TU SUR LE NET ?
OU COMMENT MIEUX GÉRER SON IDENTITÉ NUMÉRIQUE

« Aujourd’hui, pour avoir véritablement un plus, ce n’est même pas d’avoir une fiche, un profil dans un réseau social, parce que ça, c’est vous qui vous le créez ; c’est d’avoir sa fiche dans Wikipedia, c’est d’avoir une page qui parle de vous, qui a été faite sur vous dans Wikipedia : ça, véritablement, aujourd’hui, c’est le Saint Graal de l’identité numérique. »

Alain Lefebvre dans l’émission « Rue des Entrepreneurs » sur France Inter, 16 décembre 2006

Prenez conscience de votre identité et de votre réputation numérique

Vous naviguez sur le web, même de manière épisodique ? Alors sachez que vous disposez sans doute déjà d’une identité numérique. Elle influe d’ailleurs directement sur votre réputation numérique. En effet, vous avez sur le web une « vie numérique » qui peut soit être le reflet immédiat de votre vie réelle (IRL : In Real Life), soit en être distincte. Mais le plus souvent, vous cumulez les deux. Vous disposez donc d’une présence multiple et fractionnée, mais ce n’est pas tout… À cette présence voulue, explicite (ouverture d’un compte sur un service, identification volontaire par login et mot de passe) s’en ajoute une seconde, implicite. Elle est composée des traces de navigation que vous laissez derrière vous en permanence. De quoi s’agit-il ?

Vous êtes-vous déjà demandé comment le site Amazon pouvait vous faire des propositions de produits toujours plus fines ? Ce service utilise tout simplement vos choix antérieurs ainsi que ceux de millions d’autres utilisateurs pour les traiter grâce à des algorithmes dits de « filtrage collaboratif ». Ceux-ci sont en mesure de déduire que, « si, comme XX % de nos clients, vous avez aimé tel produit, alors vous aimerez aussi tel autre ». En fait, plus le service dispose de données statistiques sur ses clients, plus il sera en mesure d’affiner ses propositions.

Exemples d’activités sur le web

Reflet de votre activité IRL
Activités plus spécifiquement numériques

– Intervention dans le forum de discussion d’une association dont vous êtes membre.

– Discussion dans le groupe Facebook de votre club de sport.

– Partage de photos de vacances avec un groupe d’amis sur Flickr.

– Inscription à un service permettant de retrouver des amis de type Copains d’avant…

– Publication de contenu (blogs, micro-blogs, podcasts, questions-réponses, journalisme citoyen…).

– Partage de contenu (Flickr, YouTube, Librarything, Delicious…).

– Publication d’avis (TripAdvisor, Wikio, Ciao…).

– Achat en ligne.

– CV et e-portfolio en ligne.

– Site de rencontre.
– Jeu en réseaux et univers persistant.
– Offre de prestations professionnelles (Freelance.com, Odesk)…

Nombre de services web 2.0 sont donc de gigantesques machines à enregistrer des données de navigation (ce qu’on appelle des logs). Ce « web implicite » prend une place grandissante dans nos manières de créer et de consommer du contenu. Alex Iskold, l’« inventeur » de ce terme, explique : « Le web implicite existe grâce aux clics. Quand nous cliquons sur quelque chose, nous votons. Quand nous passons du temps sur une page, nous votons. Et quand nous copions et collons, nous votons un peu plus. Nos gestes et nos actions révèlent nos intentions et nos réactions. »

Chaque élément auquel nous prêtons attention sur le net prend donc de la valeur de ce simple fait. Si un « mécanisme » est mis en œuvre sur un service pour matérialiser et rendre public ce sur quoi se fixe notre attention (clic sur...

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DEVELOPPER SES COMPETENCES PERSONNELLES

« L’instabilité est nécessaire pour progresser. Si on reste sur place, on recule. »

Coluche

« Le concept de compétence ne renvoie pas uniquement aux savoirs et savoirfaire, il implique aussi la capacité à répondre à des exigences complexes et à pouvoir mobiliser et exploiter des ressources psychosociales (dont des savoirfaire et des attitudes) dans un contexte particulier¹. »

Pourquoi développer des compétences clés ? D’abord, l’avancée technologique nécessite de développer des capacités d’adaptation. Ensuite, les sociétés se fragmentent de plus en plus, et les métiers se spécialisent. Enfin, à cause de la mondialisation. Auparavant, seuls les ouvriers non qualifiés étaient en concurrence avec les pays émergents. Désormais, les ingénieurs aussi sont concernés. De nombreuses sociétés occidentales sous-traitent par exemple de la programmation en Inde.

Apprenez à vous connaître

« If opportunity doesn’t knock, build a door². »

Milton Berle

Comme nous venons de le voir, le développement et la communication autour de ses compétences reste un élément essentiel pour réaliser les objectifs que nous nous sommes assignés. Une question encore plus essentielle doit toutefois être abordée ici : savoir comment déterminer ces fameux objectifs afin de ne pas emprunter des chemins que l’on pourrait regretter ensuite.

Le modèle TIICC prend en compte cette étape via le T de gestion du Temps. Tout simplement parce qu’il s’agit de l’élément le plus important que vous ayez à gérer, celui dont dépendent les quatre autres. Nous parlons bien sûr ici de la gestion du temps sur le long terme et non plus de la simple gestion des tâches. Même si celles-ci doivent nécessairement se mettre au service d’objectifs plus élevés. Ces deux éléments (les objectifs et les tâches à effectuer pour les atteindre) sont en effet indissociables. Ils impriment un rythme à toute réalisation humaine, qu’elle soit collective ou individuelle. Les objectifs marquent les rythmes lents. Ils sont la projection dans le temps de nos désirs et nous tirent vers l’avant. Les tâches sont la brique de base sur laquelle se bâtit tout projet. Elles sont totalement incontournables pour avancer tant la règle du « un pas après l’autre » reste encore le meilleur moyen d’atteindre nos objectifs sans être dépassé par leur ampleur.

Nous entrons donc ici...

ANNEXES

Composé par STDI

No éditeur : 4184