PRATIQUE DE LA PAIE

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© Groupe Eyrolles, 1989, 1994, 1997, 1999, 2002, 2004, 2008, 2011
ISBN : 978-2-212-55236-2

Daniel RABATEL

PRATIQUE DE LA PAIE

Huitième édition

Table des matières

Introduction

IX

PREMIÉRE PARTIE Les éléments constitutifs des bases de la rémunération

1

I. Les principes fondamentaux

3

1.1. L’environnement réglementaire

3

1.2. Le principe de la mensualisation

8

1.3. Les limites à la libre fixation du salaire

15

II. Structure et organisation de la paie

33

2.1. La classification des rubriques de paie

33

2.2. Le bulletin de salaire

35

DEUXIÈME PARTIE Les composantes de la rémunération brute

43

I. Les éléments de base de la rémunération

45

1.1. Le salaire de base

45

1.2. Les heures supplémentaires

46

1.3. La contrepartie obligatoire de repos

55

1.4. Le paiement des heures supplémentaires

59

1.5. Les avantages en nature

60

1.6. Les heures de nuit

66

II. Les primes

67

2.1. Les primes récompensant l’expérience ou la présence

68

2.2. Les primes visant à compenser des situations particulières de travail

71

2.3. Les primes visant à intéresser et motiver

73

III. Les éléments d’absentéisme

77

3.1. Le choix du taux de déduction

77

3.2. La gestion de l’absentéisme à partir des données de la paie

83

3.3. Les congés payés

85

3.4. Les conséquences des absences maladie, maternité, accident

107

3.5. La garantie sur le net

119

3.6. Autres rubriques d’absentéisme

124

TROISIÈME PARTIE Les cotisations sociales

135

I. Les obligations liées aux cotisations sociales

139

II. La base de calcul des cotisations sociales

141

2.1. L’assiette des cotisations

141

2.2. Le plafond de Sécurité sociale

164

2.3. Le principe de la régularisation

168

III. Les cotisations recouvrées par les Urssaf

177

3.1. La cotisation d’assurance-maladie, maternité, invalidité, décès, veuvage

177

3.2. La cotisation d’assurance vieillesse

179

3.3. La cotisation accident du travail

188

3.4. La cotisation allocations familiales

195

3.5. Le versement transport

197

3.6. La cotisation au fonds national d’aide au logement

198

3.7. La contribution de solidarité autonomie

199

3.8. La contribution sociale généralisée

199

3.9. La contribution au remboursement de la dette sociale

201

3.10. La taxe prévoyance

206

IV. Les cotisations recouvrées par Pôle Emploi

209

4.1. L’indemnisation du chômage total

209

4.2. L’indemnisation du chômage partiel

213

4.3. Le fonds national de garantie des salaires

217

V Les régimes complémentaires de retraite et de prévoyance

219

5.1. Le régime des cadres

221

5.2. Le régime des non-cadres

231

VI. La retraite progressive

235

VII. Le plan d’épargne pour la retraite collectif (Perco) .

237

QUATRIÈME PARTIE Les charges obligatoires liées à la paie

241

I. Les dépenses au titre de la formation et de l’apprentissage

245

1.1. La participation au financement du plan de formation

247

1.2. La participation au financement du congé individuel de formation

250

1.3. Le financement des contrats et périodes de professionnalisation

251

II. L’action logement

255

III. Les subventions au comité d’entreprise

257

IV. La taxe sur les salaires

259

CINQUIÈME PARTIE Le devenir de la paie

261

I. L’évolution réglementaire

263

1.1. La réintégration des cotisations de retraite et prévoyance dans les bases de cotisations, fondement de la chasse aux prélèvements sociaux

265

1.2. L’aménagement du temps de travail

268

II. L’entreprise à l’heure des choix

271

Index

279

Introduction

Les entreprises françaises, publiques ou privées, emploient aujourd’hui environ 23 millions de salariés, soit plus de 80 % de la population active totale du pays, qui ont en commun de recevoir une rémunération en échange de leur travail.

Le versement de cette rémunération se concrétise matériellement par la remise d’un bulletin de salaire, réalisé à partir de règles et de procédures relatives au domaine de ce que l’on appelle « la paie ». La paie tient donc ainsi une place essentielle à l’échelon national, puisque c’est une opération qui nous concerne presque tous et elle constitue finalement (même si c’est indirectement), avec la sécurité de l’emploi, une des principales préoccupations de beaucoup de salariés.

Si pour nombre de salariés son rôle s’arrête à la seule remise obligatoire à périodicité variable (le mois, voire la quinzaine ou la semaine) d’un bulletin de salaire, dans les faits, « faire la paie » implique un nombre important de procédures à respecter pour le chef d’entreprise. Et la paie, opération déjà complexe en soi, est en outre régie par une multitude de règles en évolution permanente. Il sera donc nécessaire de se familiariser avec l’environnement même de la paie.

Faire la paie, c’est aussi organiser le recensement de tous les éléments qui vont servir de base de calcul de la rémunération. Pour faire une paie juste, il faudra répondre à des questions : combien d’heures ont été effectuées par le salarié ? A-t-il eu des primes ? A-t-il effectué des heures supplémentaires ? A-t-il été absent ? Si oui pour quel motif ? A-t-il perçu des indemnités journalières de la Sécurité sociale ? Y a-t-il eu des changements dans les taux de...

PREMIÈRE PARTIE

Les éléments constitutifs des bases de la rémunération

I. Les principes fondamentaux

1.1. L’environnement réglementaire

Toute notion de paie implique l’existence d’un contrat de travail, quelle que soit la forme, écrite ou orale. L’écrit est déjà obligatoire depuis de nombreuses années en ce qui concerne certains types de contrats : les contrats à durée déterminée, les contrats temporaires, les contrats d’apprentissage ou de professionnalisation, les contrats à temps partiel et les contrats « nouvelles embauches », mis en place lors du second mandat présidentiel de Jacques Chirac. Certaines conventions collectives imposent également la rédaction d’un contrat écrit. L’écrit n’est donc pas obligatoire en soi. Une directive européenne du 14 octobre 1991 impose cependant aux employeurs d’informer par écrit les salariés, dans un délai de deux mois après le début du travail, des éléments essentiels applicables au contrat de travail. Ces points concernent plus particulièrement : l’identité des parties, le lieu de travail, le titre du salarié, la date de début de contrat, la durée des congés payés (ou les modalités d’attribution de ces congés), la durée du préavis en cas de rupture du contrat, la périodicité de la rémunération, la durée du travail journalière ou hebdomadaire, et s’il y a lieu, la mention des conventions et/ou accords collectifs régissant les conditions de travail.

Indépendamment de quelque aspect juridique que ce soit et en tout état de cause, le salarié et son employeur ont généralement tout à gagner dans la définition précise de la relation du travail.

Cette précision est d’autant plus indispensable lorsqu’il s’agit de régler des problèmes d’annualisation du temps de travail : ceux-ci peuvent concerner individuellement des salariés à temps partiel ou des salariés qui ont des enfants à charge. Les notions d’annualisation du temps de travail, avec ou sans réduction de la durée du travail, mises en œuvre pour la première fois par la loi quinquennale pour l’emploi promulguée en décembre 1993 ont fait disparaître l’existence du contrat intermittent dont il faut reconnaître qu’il n’a jamais rencontré un grand succès au sein des entreprises, le législateur ayant souvent pour fâcheuse habitude de créer des contrats qui disparaissent très vite, parfois même après avoir été déclarés illégaux (comme le feu CNE – Contrat nouvelle embauche, mis en place sous le gouvernement Villepin).

L’administration, interrogée sur le caractère obligatoire de l’écrit pour tous les contrats a cependant pu préciser que, dans la mesure où une copie de la déclaration d’embauche était remise au salarié et compte tenu des éléments obligatoires figurant sur le bulletin de salaire, il ne lui apparaissait pas indispensable d’établir un écrit systématique, les obligations émises par la directive européenne étant satisfaites. Cette position n’a donc connu aucune évolution au niveau du Code du travail. Les conventions collectives tendent cependant à généraliser l’existence d’un écrit.

Il est intéressant de noter que le législateur, à travers le Code du travail, n’a donné aucune définition d’un contrat de travail. C’est la jurisprudence qui a défini celui-ci comme « la convention par laquelle une personne s’engage à mettre son activité à la disposition d’une autre sous la subordination de laquelle elle se place, et moyennant rémunération ». Il existe donc trois éléments indissociables pour caractériser un contrat de travail : l’exercice d’une activité professionnelle, la rémunération et le lien de subordination (le travail devant être accompli sous l’autorité et le contrôle de l’employeur et avec des conditions matérielles d’exercice de l’activité mises à disposition par l’employeur : cette dernière clause pouvant rendre parfois difficile la détermination de la frontière entre le travailleur à domicile, l’artisan ou le sous-traitant…). Certaines personnes ne souhaitent pas se voir qualifier de salariés et demandent à ce que le paiement de la prestation fournie le soit sous forme d’honoraires. Pour que ce mode de paiement soit licite, ces personnes doivent démontrer qu’elles exercent régulièrement une activité libérale.

En ce sens également, les mandataires sociaux par exemple (c’est-à-dire les membres de conseils d’administration, les associés, les gérants, les PDG, etc.) ne sont pas des salariés en matière de droit du travail et ne peuvent donc de ce fait prétendre au bénéfice d’aucune disposition du Code du travail ni de la convention collective applicable à l’entreprise… combien même ces personnes sont pourtant assimilées à des salariés pour leur immatriculation au régime général de Sécurité sociale ! Il existe en cette matière un conflit de juristes, certains affirmant qu’il doit y avoir unification des droits du travail et de la Sécurité sociale, d’autres exigeant que l’autonomie des deux droits soit respectée.

De façon plus générale, l’existence d’un contrat de travail implique que l’employeur s’engage aussi à respecter la réglementation en termes de durée du travail, de repos hebdomadaire, d’hygiène et de sécurité, de liberté syndicale, de représentation syndicale et bien sûr de paie – cet aspect découlant en fait des points cités précédemment. Il est à noter que les contrats de solidarité internationale, les contrats de volontariat associatif, ne relèvent pas des règles du Code du travail et donc des règles de la paie. Les stages en milieu professionnel, effectués dans le cadre de conventions entre un établissement scolaire, un stagiaire et une entreprise, ont une durée maximale de six mois. Cependant, dès lors que leur durée est supérieure à deux mois consécutifs, ils doivent obligatoirement être rémunérés, le stagiaire n’ayant pas pour autant la qualité de salarié. Selon le montant des gratifications versées, le montant des cotisations est variable.

Au-delà de son obligation essentielle qui est de payer au salarié la valeur de la contre-prestation de travail et qui devra donc se traduire par la délivrance d’un bulletin de salaire, l’employeur a également diverses obligations « administratives » : le paiement des cotisations sociales et des charges obligatoires liées à la paie, la rédaction d’une déclaration annuelle des données sociales (DADS) faite généralement sur support informatique et alors définie sous le nom de « TDS – Transfert des données sociales ». Lorsqu’elle est encore sur support papier, cette déclaration comporte cinq feuillets, deux à remettre aux services fiscaux, deux à remettre à la Sécurité sociale, un à conserver par l’entreprise. L’employeur doit également tenir un livre de paie afin de permettre les contrôles éventuels de l’Inspection du travail, le livre de paie pouvant constituer en un double des bulletins de salaire remis aux salariés. Depuis le 1er mars 1998, l’employeur s’est vu imposer d’établir une déclaration « unique » d’embauche, cette déclaration étant à faire parvenir au centre de recouvrement de Sécurité sociale et d’allocations familiales dont il dépend.

Cette déclaration unique d’embauche a permis de réduire considérablement le nombre de formulaires à utiliser à l’occasion de l’embauche d’un salarié puisqu’elle s’est substituée aux formalités suivantes : immatriculation de l’employeur et du salarié à la Sécurité sociale, déclaration nominative préalable, affiliation à l’assurance chômage, demande d’abattement de cotisations de Sécurité sociale pour embauche des salariés à temps partiel, déclaration en vue de l’exonération pour embauche des premiers salariés, information...

II. Structure et organisation de la paie

2.1. La classification des rubriques de paie

Dans la première partie de cet ouvrage, le lecteur a pu être prévenu de la complexité de l’environnement réglementaire dans lequel la paie évolue–le pire restant pourtant à venir, tant ce qui a pu être dit jusqu’à présent ne constitue qu’un « avant-goût » ! C’est en grande part cette situation qui contribue à rendre si difficile pour les non-initiés la perception de la paie. En revanche, on constatera que la structure de la paie est d’une plus grande simplicité et permet de distinguer quatre grandes familles de rubriques :

1° Les éléments qui constituent ce que l’on appelle la rémunération brute du salarié, c’est-à-dire celle à partir de laquelle seront calculées les cotisations sociales.

2° Les cotisations sociales proprement dites, qui sont versées aux différents organismes sociaux collecteurs (Sécurité sociale, caisses de chômage, contribution sociale généralisée – CSG – pour sa partie dite « déductible », caisses de retraite et de prévoyance…). L’opération « brut » – « cotisations » permet d’obtenir ce que l’on appelle le salaire net fiscal, c’est-à-dire la somme que tout salarié doit indiquer à l’administration fiscale au moment de rédiger sa déclaration de revenus.

3° Les données qui constituent des « indemnités », c’est-à-dire qui viennent s’ajouter à la rémunération du salarié, mais qui sont exemptées de cotisations sociales ; il en est ainsi du remboursement des frais professionnels (par exemple, la prise en charge par l’employeur d’une partie des frais de transport pour les salariés qui voyagent en transport en commun).

4° Les éléments qui constituent des retenues sur la rémunération des salariés, mais qui ne sont pas pour autant déductibles des bases servant au calcul des cotisations sociales, et qui ne viennent donc pas diminuer le « net fiscal ». Il en est ainsi des avances, des acomptes, des remboursements de prêt, des saisies arrêts, mais également de la contribution sociale généralisée (CSG, entrée en vigueur le 1er février 1991) pour sa partie dite « non déductible », de la contribution au remboursement de la dette sociale – CRDS – entrée en vigueur à partir du 1er février 1996, etc. En ce qui concerne ces dernières contributions, si l’on a enregistré ces années passées une augmentation de leur part dans le total des cotisations, on a pu noter une simplification de la gestion. Ainsi, au moment de la création de la CSG, le législateur avait imposé que cette contribution apparaisse sur une ligne du bulletin de salaire située… en première ligne de toutes les cotisations alors que cet...

DEUXIÈME PARTIE

Les composantes de la rémunération brute

Il est évident qu’à travers l’étude qui va suivre, il n’est nullement question de vouloir dresser une liste exhaustive des différentes rubriques qui permettent de définir le montant de la rémunération brute, celle-ci servant elle-même de base au calcul des cotisations sociales. Chaque entreprise, on le verra, a ses règles en fonction de son histoire, de son activité, de ses spécificités propres, et cette situation a pour effet de générer un traitement de la paie qui peut différer d’une société à l’autre. Les éléments de la rémunération vont donc varier, ainsi que les modes de calcul retenus. Il est toutefois possible de constater que toutes les rubriques qui composent le « brut » d’une paie, sont :

soit des éléments de base de la rémunération, éléments qui peuvent être aussi bien permanents – c’est-à-dire revenir à chaque bulletin de salaire –que variables, c’est-à-dire versés à échéance définie, ou de façon tout à fait aléatoire ;

soit des primes ;

ou des éléments d’absentéisme, notamment en matière de congés payés, de maladie, de maternité, d’accident, etc. qui auront pour cause de diminuer ou non le gain d’un salarié.

I. Les éléments de base de la rémunération

1.1. Le salaire de base

La première ligne de tout bulletin de paie mentionne, en règle générale, le montant de la rémunération contractuelle de base : on parlera selon les entreprises de « salaire de base », « d’appointements »… en remarquant que ce vocable introduit une notion de fixité, attachée à un emploi régulier. Cette notion de salaire peut également être remplacée par celle de « gages » pour les employés de maison notamment, de « traitement » pour les fonctionnaires, d’« honoraires » pour les personnes qui exercent une activité libérale, d’« émoluments » pour les rétributions tarifées allouées à un officier ministériel pour un acte de son ministère, etc. Au sein des entreprises, ce sont, pour notre part, les notions de salaire –terme dont l’étymologie remonte au latin salarium, le sel ; le salaire étant à l’origine « la solde pour acheter du sel » – et d’appointements qui nous intéresseront au premier plan.

Cette rubrique concernera l’ensemble des salariés régis par la loi de mensualisation étudiée dans la première partie de cet ouvrage.

Le salaire peut cependant prendre encore d’autres formes : au-delà des salariés payés de façon forfaitaire mensuelle ou à l’heure, certains salariés peuvent être payés au rendement (à la pièce, à la tâche…) au pourboire (pourboires centralisés par l’employeur ou perçus directement par le personnel), ou à l’intéressement (cet intéressement étant alors individuel et ne doit pas être confondu avec les sommes versées en application de l’ordonnance de 1986 relative à l’intéressement collectif, et résultant d’un contrat signé entre l’employeur et les salariés pour une durée de 3 ans).

La loi sur les 35 heures a eu pour conséquence de développer de façon très importante les recours à des notions de « forfait ». Les employeurs souhaitent, en effet, particulièrement pour les cadres, préciser que les fonctions assumées par certains salariés les amènent obligatoirement à devoir réaliser des heures supplémentaires dont le paiement est inclus dans la rémunération mensuelle. Ces forfaits font alors référence, selon les cas, à des horaires mensuels ou annuels, voire à des missions sans référence horaire aucune (aucune notion d’horaire n’apparaît alors sur le bulletin de salaire). Pour être valables, ces forfaits doivent cependant faire l’objet, dans tous les cas, d’une définition précise. Les forfaits peuvent même être établis par rapport à un nombre de jours travaillés dans l’année (généralement variables de 215 à 217 jours travaillés se décomposant comme suit : 365 jours calendaires – 52 samedis –52 dimanches – 25 jours de congés payés (5 semaines) – une moyenne de 9 jours fériés – 10 à 12 jours de RTT = 215 ou 217 jours de travail). La CGC (syndicat de l’encadrement) s’est toujours opposée à de tels forfaits considérant qu’ils n’offraient aucune protection aux salariés auxquels il pourrait être demandé de travailler 10 heures par jour sans aucun paiement d’heures supplémentaires.

1.2. Les heures supplémentaires

Le second élément indissociable des bases de la rémunération repose sur la notion des sommes versées au titre des heures supplémentaires effectuées, en sus du contrat de travail de base.

Les conditions de rémunération, voire de définition des heures supplémentaires, ont considérablement évolué à partir du moment où le législateur est intervenu dans le domaine de l’aménagement du temps de travail. Les premières lois ayant remis en cause le principe sacro-saint d’une évaluation hebdomadaire du temps de travail remontent à février 1986 avec les lois Delabarre. En juin 1987, la loi Seguin avait, elle aussi, introduit, et il s’agissait d’une véritable révolution, la notion de flexibilité dans l’organisation du temps de travail : l’objectif étant de permettre aux entreprises d’introduire des horaires susceptibles de fluctuer suivant le carnet de commandes, dans une fourchette négociée sur une périodicité définie. La loi sur les 35 heures a naturellement considérablement modifié le régime général d’appréciation des heures supplémentaires. Avant de revenir, en cinquième partie, plus longuement sur les différentes possibilités d’aménager le temps de travail, nous aborderons le cadre général qui serait celui d’une entreprise n’ayant signé aucun accord particulier en matière d’aménagement du temps de travail (ATT) On distinguerait alors dans cette entreprise les heures supplémentaires dites « au taux normal » des heures supplémentaires dites « au taux majoré ».

Une heure supplémentaire « au taux normal » est une heure de travail effectuée au-delà de l’horaire hebdomadaire habituel de travail, sans que cette heure ait pour effet de faire accomplir au salarié plus que l’horaire légal de travail qui, fixé à 39 heures depuis le 1er février 1982, a été ramené à 35 heures à compter du 1er janvier 2000 pour les entreprises de plus de 20 salariés et à compter du 1er janvier 2002 pour les autres entreprises.

Ainsi, un salarié dont l’horaire de travail est de 32 heures et qui accomplirait durant une semaine 34 heures, se verrait payer 2 heures supplémentaires au taux normal (on parle d’ailleurs généralement d’« heures complémentaires » plus que d’heures supplémentaires au taux normal pour bien créer la distinction entre les deux régimes : taux normal/taux majoré).

Le recours aux heures supplémentaires pour les salariés à temps partiel ne peut excéder le dixième des heures prévues au contrat de travail. Une convention ou un accord de branche étendu peut toutefois porter jusqu’au tiers de cette durée le nombre d’heures supplémentaires qu’un salarié à temps partiel est en droit d’effectuer. La loi sur les 35 heures dans un souci de « moraliser le temps...

II. Les primes

Si la paie est rendue complexe de par sa réglementation, elle l’est tout autant par l’extraordinaire multiplicité des primes qui la composent. En fait, la difficulté du traitement de ces primes ne réside pas tant dans leur nombre que dans leurs modes de calcul. Il est d’ailleurs étonnant de constater que lesdits modes de calcul sont rarement intégralement connus avec précision même par les personnes censées les connaître mieux que quiconque : les responsables de paie. Il suffit pour s’en convaincre de pratiquer une « mise à plat » du système de paie d’une entreprise et de poser quelques questions aussi simples que : « Quels sont les bénéficiaires de cette prime ? » « Quelles sont les bases de calcul de cette prime ? » pour se rendre compte que l’obtention de la réponse se fait souvent au prix de longues vérifications nécessaires face aux imprécisions et incertitudes. Les résultats de cette analyse étonnent en règle générale jusqu’aux responsables de l’entreprise. Cette situation a priori, on en convient, étonnante, s’explique fort aisément. En effet, les entreprises ont, ou ont eu, une large propension à créer des primes et ont une tout aussi grande aisance à les maintenir, même lorsqu’elles ne sont plus utiles ou que leur usage ne se justifie plus. En la matière, citons le cas de la SNCF qui versait (ou verse encore ?) une « prime de charbon » à une certaine partie du personnel cheminot ; cette prime étant une survivance de l’époque où les chemins de fer fonctionnaient à la vapeur.

Témoins encore ces sociétés qui versent une « prime de lait » à leurs salariés, prime qui pouvait se comprendre lorsque les salariés travaillaient le plomb – le lait possédant des vertus propres à diminuer les nuisances consécutives aux travaux du plomb – et qui ne se comprend plus lorsque les mêmes salariés ne travaillent plus ce produit. Plus original, ce salarié qui reçoit dans une entreprise de papeterie une « prime de tenue de cahier », qui remonte au temps où il devait tenir certains comptes sur un cahier : cette gestion a été informatisée depuis des années, la prime est restée…

Alors, pourquoi ces situations anachroniques, pourtant fréquentes et dont l’ancienneté même fait que les modes de calcul sont parfois « tombés dans les oubliettes », prêtent-elles à sourire ? La réponse réside dans le fait que, s’il est aisé de créer une prime, il est difficile de...

TROISIÈME PARTIE

Les cotisations sociales

En matière de paie, le domaine des cotisations sociales constitue souvent le plus grand sujet de doléances de la part des salariés, mais aussi des employeurs. Les premiers se plaignent de prélèvements qui vont sans cesse croissants au point d’en devenir insupportables, les seconds évoquant l’impossibilité qu’ils ont à embaucher à cause du poids de ces mêmes cotisations. L’argument de la compétitivité est en outre de plus en plus mis en avant à l’heure de la mondialisation, et le coût du travail explique les nombreuses délocalisations d’emplois qui interviennent, quasiment chaque jour en France, et qui ont constitué l’un des arguments particulièrement forts de la campagne présidentielle en 2007.

Les cotisations sont devenues ainsi un véritable enjeu...

I. Les obligations liées aux cotisations sociales

Les cotisations sociales offrent cette particularité principale d’être obligatoires. Tout salarié, ainsi que son employeur, est tenu de payer des cotisations qui sont essentiellement destinées à assurer le financement :

de la Sécurité sociale

des caisses de chômage

des caisses de retraite complémentaire et de prévoyance.

Sachant que lorsqu’un employeur verse 100 euros de rémunération brute, il lui en coûte en fait environ 150 euros, on comprend donc quelle peut être la tentation pour un « employeur » de ne pas « déclarer » un salarié aux différents organismes collecteurs. Cette situation, pénalement sanctionnable, n’est en effet pas aussi rare qu’on pourrait le croire, notamment dans le domaine des emplois saisonniers. Et c’est pour lutter contre ces abus qu’a été instituée la déclaration unique d’embauche qui interdit désormais à un employeur de prétendre, alors qu’il est confronté à un contrôle de main-d’œuvre, qu’« il vient d’embaucher un salarié », cette déclaration ayant succédé à la déclaration préalable d’embauche qui, comme son nom l’indiquait de façon plus explicite que la déclaration unique d’embauche, doit précisément être réalisée avant l’embauche.

À l’inverse de ces chefs d’entreprise indélicats, un employeur peut aller au-delà des cotisations que l’on qualifiera de « légales » qu’il est tenu de payer. Afin de mieux protéger ses salariés (contre les risques de la maladie, afin de leur assurer une retraite plus importante, pour compléter les remboursements de la Sécurité sociale…), il lui est possible, dans des limites que l’on étudiera, de participer à des régimes contractuels. Ces régimes peuvent être mis en place notamment soit par décision volontaire de l’employeur, soit lorsqu’il existe des partenaires sociaux, après accord avec eux.

C’est l’adoption de ces régimes « complémentaires » qui établit les différences que tous les salariés d’entreprises diverses peuvent constater en rapprochant leur bulletin de salaire, et ce sont ces « plus » qui sont certes à la charge des salariés, mais pour une part seulement (parfois dérisoire quand on la compare au coût global de l’avantage qui en est retiré), qui permettent d’évaluer le « potentiel social » d’une entreprise. Le législateur ne s’y est pas trompé en imposant aux entreprises d’annoncer dans leur bilan social le « coût des prestations complémentaires maladie, décès et vieillesse » (indicateurs 721 et 722).

Nous ne développerons pas dans cet ouvrage les conditions de versement des sommes dues aux organismes collecteurs (qu’ils relèvent du domaine social, c’est-à-dire des cotisations sociales objet de cette troisième partie, ou qu’ils relèvent du domaine fiscal, c’est-à-dire les charges liées à la paie). On notera simplement que des dates limites de recouvrement (généralement mensuelles, plus rarement trimestrielles) sont fixées et que ces dates limites ne sont pas des dates limites d’expédition, mais des dates limites auxquelles les comptes des organismes concernés doivent être crédités. Les retards peuvent engendrer des pénalités importantes. Les organismes collecteurs, face aux problèmes de trésorerie qu’ils enregistrent, ont été amenés à raccourcir considérablement les délais de paiement, qui dépendent en premier lieu de la taille de l’entreprise, des différentes cotisations. Une fois les paies versées aux salariés, les services de l’entreprise chargés de payer les organismes collecteurs sont donc de plus en plus amenés à vivre une véritable course contre la montre pour respecter les délais désormais impartis.

II. La base de calcul des cotisations sociales

Le calcul des cotisations sociales va se déterminer en fonction de trois éléments principaux qui sont :

l’« assiette des cotisations », c’est-à-dire la définition des éléments du salaire soumis à cotisations

le « plafond de Sécurité sociale », élément dont on a déjà pu parler en matière de calcul des indemnités journalières de Sécurité sociale, et qui servira à définir des tranches de rémunération

la rémunération brute proprement dite du salarié, les cotisations variant selon l’importance de celle-ci, et étant également liées au statut (cadre ou non-cadre) des salariés.

2.1. L’assiette des cotisations

Précédemment, nous avons déterminé les éléments de salaire dont il fallait tenir compte pour déterminer le « taux horaire » à partir duquel on payait les heures supplémentaires ou l’on opérait les déductions d’absence. De même, en matière de cotisations, il conviendra de se demander quels sont les éléments de la rémunération brute soumis à cotisations pour chacun des divers organismes collecteurs.

Si la base est dans sa plus grande composante la même pour chacun des différents organismes, certains éléments de la rémunération peuvent être, ou à exclure des bases ou à intégrer, selon le destinataire des cotisations (Sécurité sociale, retraite complémentaire, prévoyance…).

Il peut en être ainsi des indemnités journalières de Sécurité sociale. On a déjà pu étudier la présentation du bulletin de salaire lorsque l’employeur complète, en sus de l’indemnisation de la Sécurité sociale, la rémunération de ses salariés. Le brut du salarié est alors minoré du montant des IJSS. De ce fait, le salarié (et par extension son employeur !) ne paie pas de cotisations sur un montant équivalent au total de ces IJSS.

Si cette affirmation se vérifie toujours au regard des cotisations de Sécurité sociale, il convient de la nuancer pour ce qui est du domaine des cotisations de retraite complémentaire. Ce sujet sera étudié de façon plus approfondie ultérieurement, mais, pour l’heure, on peut le résumer en disant qu’un salarié à la fin de sa vie active se voit verser une pension de retraite en fonction des cotisations qu’il a pu verser durant toute sa carrière professionnelle. Lorsqu’il est malade, si sa rémunération brute est minorée des IJSS, il payera moins de cotisations au titre de la retraite, et par conséquent, il est pénalisé pour l’avenir.

Face à cette situation, les régimes de retraite complémentaire ont institué un système qui vise à réintégrer les IJSS dans les bases soumises aux cotisations de retraite complémentaire, cette garantie intervenant pour une durée égale au plus à 90 jours pour un cadre, et à 60 jours pour certaines caisses de retraite non-cadre. Au-delà de ces délais, les caisses de retraite attribuent généralement gratuitement des droits à la retraite complémentaire.

Soit la situation d’un salarié malade dont l’absence a été valorisée à 1 000 euros qui voit sa rémunération garantie à hauteur de 100 % par son employeur, qui bénéficie de la réintégration des IJSS dans le brut retraite, et qui aurait touché 450 euros d’IJSS, son bulletin pourrait se présenter comme suit (on prendra comme référence un salarié dont l’horaire hebdomadaire de travail serait de 35 heures, soit un horaire mensuel théorique de 151,67 heures) :

Salaire de base | 151,67 | 1 700
Absence maladie |  | − 1 000
Paiement maladie |  | + 1 000
IJSS |  | − 450
Salaire brut |  | 1 250
Base de cotisation Sécurité sociale | 1 250
Base de cotisation retraite complémentaire | 1 700 (1 250 + 450)

Ainsi, le salarié (et son employeur) sera conduit à payer un peu plus de cotisations, mais préserve ses droits ultérieurs.

Une règle de gestion particulière peut concerner certaines sommes versées à l’occasion du départ d’un salarié, et allouées en dehors de la rémunération normale. Ces sommes sont appelées « sommes isolées » et concernent les indemnités compensatrices de congés payés, les indemnités de non-concurrence et, pour la fraction entrant dans l’assiette sociale, des sommes comme les indemnités transactionnelles, de mise à la retraite, de départ à la retraite, etc. Ces sommes doivent être mises à part, d’où leur appellation de sommes isolées. La base de cotisation normale auprès des caisses de retraite est en effet limitée à un certain plafond de rémunération. Le fait de percevoir des sommes spécifiques au moment du départ de l’entreprise peut alors avoir pour effet de faire franchir ce plafond et, sans une gestion spécifique, les caisses de retraite ne recevraient donc pas de cotisation sur toutes les sommes versées au-delà des plafonds fixés. La gestion des sommes isolées vise donc à créer une assiette particulière qui permet de faire cotiser sur l’intégralité des sommes isolées perçues (dans des limites propres à chacun des statuts non cadre ou cadre). Cette façon de faire permet ainsi de combler des « trous de cotisation » sur des périodes antérieures au départ durant lesquelles le salarié n’a pas cotisé jusqu’à hauteur des plafonds de cotisations concernés. Il est en outre important de noter que les sommes isolées n’entrent pas dans l’assiette des cotisations de prévoyance.

À travers ces exemples, on constate qu’il n’y a pas lieu d’évoquer un seul et unique « brut », mais « plusieurs » bruts et qu’il faudrait donc distinguer : pendant longtemps, chaque organisme recouvreur fixait ses propres règles. Selon que l’on cotisait à la Sécurité sociale, à la retraite, au chômage ou à la prévoyance, en fonction de la structure de rémunération et de la nature des primes, on pouvait avoir, au moins en théorie, jusqu’à quatre bases de cotisations différentes. Le 1er janvier 1992, l’Assedic a décidé d’aligner son assiette de cotisation sur celle de l’Urssaf (avec toutefois une dérogation qui concerne certains salariés dont l’assiette de cotisation peut être forfaitaire au regard de la Sécurité sociale : par exemple, les formateurs occasionnels, les vendeurs à domicile à temps choisi, etc. Pour les cotisations versées à Pôle Emploi, la base de cotisation reste alors la rémunération réelle). Le 1er janvier 1996, les caisses de retraite complémentaire ont adopté la même démarche d’alignement sur la Sécurité sociale. De ce fait aujourd’hui, il existe une harmonie beaucoup plus grande dans le mode de détermination des bases soumises.

Tout responsable de paie a donc désormais moins à réfléchir pour déterminer à quelles cotisations est soumis chacun des éléments de la rémunération brute (ainsi, pour une prime exceptionnelle : devait-elle supporter les cotisations de retraite complémentaire ? Devait-elle supporter les cotisations de prévoyance qui servent à financer le versement d’un capital en cas de décès ?). Cette démarche était à rapprocher de celle menée lorsqu’on a défini les éléments qui devaient être intégrés au salaire de référence congés payés.

2.1.1. Les éléments soumis à cotisation

Avec la Sécurité sociale, le problème est assez simple à résoudre. En effet, l’organisme de recouvrement de la Sécurité sociale (l’Urssaf –Union de recouvrement de Sécurité sociale et d’allocations familiales) considère que tous les éléments qui entrent en compte dans la rémunération sont à intégrer dans les bases de cotisations. On comprendra dès lors pourquoi les autres organismes collecteurs ont décidé d’appliquer les mêmes dispositions.

Ainsi, les sommes soumises à cotisation pour l’Urssaf, en application des évolutions d’une jurisprudence contribuant à élargir de plus en plus leur assiette, sont :

le salaire brut

les primes d’assiduité

les primes de rendement

les primes individuelles de productivité

les primes de conditions de travail, de sujétion, ou de production

les primes liées aux résultats de l’entreprise (à l’exception cependant des sommes versées au titre des accords de participation ou d’intéressement, ou au titre des plans d’épargne – abondements –, ou par le biais de distributions gratuites d’actions)

les primes versées pour l’obtention par un salarié d’une « médaille du travail » pour la partie supérieure au salaire mensuel de base du bénéficiaire (jusqu’à la circulaire du 13 juin 1988, la Sécurité sociale intégrait toutes les sommes au-delà du salaire minimum hiérarchique de la qualification la plus basse dans l’entreprise, et elle a donc considérablement assoupli sa position sur ce sujet. Cette disposition ne concerne toutefois que les seules médailles du travail officielles (délivrées pour les salariés qui justifient de 20, 30, 35 ou 40 années de service auprès de leurs employeurs successifs : il...

VII. Le plan d’épargne pour la retraite collectif (Perco)

Dans le cadre des évolutions légales de ces dernières années, et en prolongement de l’étude sur les retraites, il semble utile de rappeler les grandes lignes de ce dispositif original et innovant que constitue le Perco, dont l’objectif est de donner aux salariés la possibilité de se constituer une épargne retraite, avec l’aide de leur entreprise (sous réserve que celle-ci puisse bien mettre en place un plan d’épargne entreprise – PEE).

Le Perco est institué par voie d’accord collectif, et peut recevoir des versements volontaires des salariés (y compris les sommes issues d’un accord d’intéressement ou d’un accord...