Jacques BOJIN • Marcel DUNAND

Les outils

Les outils de la communication

Éditions d’Organisation
Groupe Eyrolles
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www.editions-eyrolles.com

images Le Code de la propriété intellectuelle du 1er juillet 1992 interdit en effet expressément la photocopie à usage collectif sans autorisation des ayants droit. Or, cette pratique s’est généralisée notamment dans l’enseignement, provoquant une baisse brutale des achats de livres, au point que la possibilité même pour les auteurs de créer des œuvres nouvelles et de les faire éditer correctement est aujourd’hui menacée. En application de la loi du 11 mars 1957, il est interdit de reproduire intégralement ou partiellement le présent ouvrage, sur quelque support que ce soit, sans autorisation de l’Éditeur ou du Centre français d’exploitation du droit de copie, 20, rue des Grands-Augustins, 75006 Paris.

© Groupe Eyrolles, 2011
ISBN : 978-2-212-54648-4

Précédents ouvrages de Jacques Bojin

1001 citations pour le manager entrepreneur, illustré par Helbé, Éditions d’Organisation, 2000.

En collaboration avec Sandrine Gelin

Intervenir en public, Éditions d’Organisation, 2003.

En collaboration avec Marcel Dunand

Documents et exposés efficaces. Messages, structure du raisonnement, illustrations graphiques, Éditions d’Organisation, 1982.

Dites-le avec des messages. Méthodes et Techniques Avancées de Communication Professionnelle, Éditions Dunod, Paris 1993, 384 pages (1re édition).

En collaboration avec Jean-Marc Schoettl

Les outils de la stratégie, Éditions d’Organisation, 2005.

Pour contacter les auteurs :

jbojin@alum.mit.edu

mdunand@hispeed.ch

Sommaire

L’ouvrage en un coup d’oeil

Avant-propos et remerciements

Une approche originale et éprouvée

Un savoir-faire aujourd’hui disponible pour tous

Le résultat d’un travail d’équipe

Introduction

Les méthodes de base

Concevoir et rédiger des messages sans équivoque

Concevoir des graphiques parlants

Structurer les messages avec logique et clarté

La réalisation pratique de documents professionnels

S’adapter à la situation

Écrire pour être lu

Réaliser des documents attractifs

La préparation de supports d’exposé convaincants

Préparer un support visuel comme une bande dessinée

Réaliser des supports visuels sobres et dépouillés

La maîtrise des techniques de l’exposé oral

Ils ont testé la méthode

Exercice d’introduction

PARTIE 1

Maîtrisez les méthodes de base

CHAPITRE 1

Rédigez sous forme de messages sans équivoque

Clarifiez vos idées en rédigeant sous forme de messages

Les messages extraient la signification d’une information

… en lui apportant une valeur ajoutée

… pour répondre aux besoins de l’analyse

Communiquez mieux

Non pas l’objet de l’analyse, mais son résultat

… sans ambiguïté

Mettez en évidence votre degré d’engagement

Il existe trois types de messages

Le choix du type de message dépend de deux facteurs

L’objectif

… et l’objet de la communication

Ils ont testé la méthode

Exercices sur les messages

CHAPITRE 2

Concevez des graphiques parlants

Utilisez des graphiques pour mieux visualiser vos messages

Un complément du texte et du discours

Les deux fonctions du graphique

Les limites de l’outil

Choisissez entre deux familles de graphiques

Les graphiques quantitatifs comparent des valeurs

Les graphiques qualitatifs décrivent des situations

Suivez les règles d’une réalisation cohérente

Choisir la forme de base

Adapter le graphique au message

Travailler l’esthétique des graphiques

Ils ont testé la méthode

Exercices sur les graphiques

CHAPITRE 3

Structurez vos messages avec logique et clarté

Structurez pour mieux comprendre

Structurer, réflexe naturel de l’esprit humain pour se représenter la réalité

Structurer pour mieux retenir

Structurer pour mieux maîtriser l’information

Structurez pour mieux analyser

Structurer les données

Synthétiser les données

Structurez pour mieux communiquer

Bâtir un arbre de communication

S’appuyer sur deux techniques de base

Consolider la structure

Ils ont testé la méthode

Exercices sur la structure

PARTIE 2

Réalisez des documents professionnels

CHAPITRE 4

Analysez la situation

L’évaluation de la situation oriente la communication

Une situation s’analyse suivant quatre facteurs

L’analyse de la situation permet de choisir le média

… et d’adapter la forme

Le choix du média dépend de l’objectif et du degré d’urgence

Distinguer les types de média

Identifier et formuler l’objectif

Choisir le média

La forme dépend du public, de l’objectif et du sujet

Identifier le public

Adapter la forme au public et à l’objectif

En pratique

Identifiez votre cible

Définissez votre objectif de communication et votre message clé

Adaptez-vous à la situation

Ils ont testé la méthode

CHAPITRE 5

Écrivez pour être lu

Exprimez clairement vos idées

Des paragraphes bien construits

Des phrases nettes

Un vocabulaire dynamique

Globalement, des textes « lisibles »

Adaptez le style et le ton à la situation

Le style reflète la personnalité de l’auteur

Le ton crée un climat

Habillez la structure

Attaquer directement

Soigner les transitions

Conclure efficacement

Ils ont testé la méthode

Exercices

CHAPITRE 6

Réalisez des documents attractifs

Connaissez les caractéristiques spécifiques des différents types de documents

Note

Mémorandum

Compte rendu

Rapport

Courrier électronique

Le souci de la grammaire et de l’orthographe

Respectez quelques principes de base pour les textes

Mettre la structure en évidence

Respecter une mise en page standard

Utiliser judicieusement la typographie

Ils ont testé la méthode

PARTIE 3

Préparez des supports d’exposés convaincants

Chapitre 7

Préparez vos exposés comme une bande dessinée

Concentrez-vous sur l’essentiel

L’exposé doit être court et synthétique

L’exposé doit concerner l’ensemble du public

L’exposé doit provoquer un débat

Structurez l’exposé

Évaluer la situation

Définir le message clé

Préparer un scénario

Effectuez le découpage

Équilibrer l’exposé

Organiser le contenu

Réaliser sa présentation

Inspirez-vous de cet exemple de présentation

Ils ont testé la méthode

CHAPITRE 8

Réalisez un support visuel sobre et esthétique

Réalisez un support visuel percutant

Une charte graphique pour assurer une consistance visuelle

Des textes concis et courts

Des graphiques dépouillés

Créez une ambiance avec la couleur

Comprendre les données fondamentales de la couleur

Maîtriser l’emploi de la couleur

Ils ont testé la méthode

En conclusion

Annexes

Le cas Tique

Données de base

Deux segments de marché

Un produit technique mais banalisé

Une vive concurrence

Un problème : que faire de Mueller-SFAI ?

Le problème à résoudre

Une situation actuelle fragile

Des actions déjà entreprises

Plusieurs options pour l’avenir

Travail demandé

Adopter des points de vue différents

… pour effectuer...

L’ouvrage en un coup d’œil

Avant-propos et remerciements

Les vraies richesses sont les méthodes. (Nietzsche)

L’objectif de cet ouvrage est de diffuser, dans les milieux de l’industrie, des entreprises et de l’administration, un savoir-faire en matière de communication qui était traditionnellement l’apanage de certaines professions telles que le journalisme, la publicité ou le conseil (principalement des cabinets de conseil d’origine anglo-saxonne).

Il est le résultat d’un long travail d’équipe auquel ont été associés, depuis le début des années 1980, de nombreux consultants, formateurs et professionnels des arts graphiques, du groupe ABC et de sa filiale de formation DEF International, ainsi que de BCD à Lausanne.

Au cours des années, le manuel d’origine, destiné à servir de support à l’enseignement, s’est ainsi considérablement enrichi grâce à l’expérience de centaines de séminaires en français, en anglais et en espagnol, aux commentaires de plusieurs milliers de participants, et aux cours donnés dans de nombreuses grandes écoles.

UNE APPROCHE ORIGINALE ET ÉPROUVÉE

Cet ouvrage cherche à combler une lacune en présentant une méthode de travail et des techniques de communication (écrite et visuelle) adaptées à la vie de l’entreprise, pratiquées par les auteurs pendant de nombreuses années dans leur activité de conseil.

En effet, le cadre moderne est souvent dans la position d’un vendeur. Il dispose de très peu de temps pour transmettre des informations ou convaincre d’agir son supérieur hiérarchique, ses collègues ou ses collaborateurs. Cet ouvrage a l’ambition d’être le premier guide véritablement conçu pour lui.

UN SAVOIR-FAIRE AUJOURD’HUI DISPONIBLE POUR TOUS

La qualité d’un document ou d’un exposé dépend, certes, du talent de l’auteur, mais plus encore des méthodes d’argumentation et des techniques de communication qu’il emploie.

La différence entre le succès et l’échec est la capacité à communiquer clairement et efficacement. (Aram Bakshian Jr)

Pourtant, si de Démosthène à Bossuet, on s’est intéressé depuis longtemps à la rhétorique et à l’art oratoire, ce n’est que récemment que l’on a cherché à rendre les écrits professionnels plus percutants. On leur applique aujourd’hui des méthodes qui découlent de la logique classique, de la recherche scientifique, du journalisme, de la vente et des techniques de visualisation graphique.

Jusqu’à il y a quelques années, elles n’avaient jamais été enseignées systématiquement, ni dans les grandes écoles, ni dans les entreprises. Cet ouvrage les présente de manière abordable et relativement complète et constitue, en quelque sorte, l’abécédaire de la rhétorique professionnelle.

Particulièrement ambitieux, cet ouvrage cherche à améliorer globalement l’efficacité des cadres en enrichissant, en outre, la réflexion qu’ils doivent conduire antérieurement à la communication.

Concrètement, il veut aider ses lecteurs à :

• développer un état d’esprit engagé, en exprimant leurs idées sous une forme positive et active (les messages), étayée par des faits ;

• améliorer la qualité de leur réflexion et de leur argumentation, en identifiant avec précision les points clés de leur raisonnement. Ceci implique de synthétiser l’information et de structurer logiquement les idées, aussi bien au niveau de l’analyse que de la communication ;

• rendre leur mode d’expression plus clair, grâce à la maîtrise des techniques d’expression écrite et visuelle.

LE RÉSULTAT D’UN TRAVAIL D’ÉQUIPE

Les auteurs remercient tous ceux qui les ont fait bénéficier de leur expérience et les ont aidés pour réaliser cet ouvrage.

• Concepts  : Danièle Bojin, Laurence Chadenet, Kerry Choun, Benoît Girard, Jacques-Emmanuel Ottavi, Denys Pallet, Michèle Solal, Anne Vincent-Buffault.

• Retour d’expérience  : François Chédeville, Hélène Darmon, Michael Davies, Peter Desjardins, Geneviève Flatt, Gordon Golding, Alain Houel, Maxime Leroux, Michel Noblet, Françoise Roman, Françoise Rouane, Antoine Schaepelynck, Sylvia Soleilhavoup et Anne-Marie de Vaivre qui ont animé des centaines de séminaires, en français, en anglais et en espagnol.

• Assistance pratique  : Catherine Baud, Fabienne Bignonneau-Sarroste, Jean-Christophe Courte, Catherine Cruz, Danièle Desponds, Brigitte Devaux, Ludovic Dunand, Graziella Gerbet, Sylvie Jomain, Monika Neumann, Andréas Streiff et Antoinette Surun.

Introduction

Les cadres et dirigeants d’entreprises passent une grande partie de leur temps à communiquer. Ce pourcentage va croissant à mesure qu’ils occupent des positions de plus en plus élevées.

Pourtant, s’il existe de nombreux ouvrages traitant de la philosophie ou de la psychologie de la communication, ceux consacrés à ses aspects pratiques sont rares.

Cet ouvrage ne prétend pas couvrir tous les aspects de la communication d’entreprise ; il s’attache aux aspects de la communication opérationnelle tels que : dresser l’état d’une question, défendre un dossier d’investissement, présenter une stratégie, poser un problème, faire des propositions.

Les communications sont faites par écrit ou oralement, souvent avec l’aide d’un support visuel. Mais, faute d’une formation appropriée à la communication professionnelle, les cadres recourent aux principes et règles qu’ils ont appris au cours de leur formation scolaire et universitaire.

Malheureusement, cette formation n’est pas adaptée...

Ils ont testé la méthode¹

La communication est un savoir-faire crucial

Une communication bien faite est un avantage compétitif.

La communication est « payante ».

La communication représente une valeur ajoutée.

La communication consiste à faire passer des messages.

Communiquer, c’est privilégier un axe de notre analyse.

Communiquer, c’est donner la réponse à une question.

Une démarche personnelle et active, son expression est le reflet de l’importance que nous accordons aux autres.

Maîtriser les techniques de la communication apporte de la valeur ajoutée.

Savoir quand rester neutre ou au contraire s’impliquer.

Il faut utiliser à tout prix ces recommandations à chaque fois qu’il sera important de convaincre.

Pour être efficace, la communication doit être simple et claire

Bien communiquer,...

Partie 1

Maîtrisez les méthodes de base

Chapitre 1 | Rédigez sous forme de messages sans équivoque
Chapitre 2 | Concevez des graphiques parlants
Chapitre 3 | Structurez vos messages avec logique et clarté

Le chapitre 1 en un coup d’œil

Le chapitre 1 en un coup d’œil

Chapitre 1

Rédigez sous forme de messages sans équivoque

Pour informer ou convaincre, il faut d’abord qu’un document soit lu, puis qu’il soit compris et correctement interprété ; enfin, il faut que son « message » soit retenu. Les idées qu’il énumère doivent être parfaitement claires.

Dans la vie professionnelle, rapporter des faits est rarement suffisant. Un responsable doit apporter une valeur ajoutée à la collecte d’informations, donner son interprétation des faits, son opinion et généralement formuler des conclusions ou des recommandations.

Contrairement à l’adage, les faits ne parlent pas d’eux-mêmes : ni à celui qui collecte l’information, ni à celui auquel elle est destinée. Ceci exige que l’information soit travaillée pour devenir claire et, par conséquent, être mieux comprise et mieux communiquée.

L’un des plus sûrs moyens pour arriver à ce résultat est de...

Ils ont testé la méthode

Les messages, un concept clé

La partie qui m’a le plus apporté ; le mot « message » n’est plus vide de sens pour moi.

Ne pas confondre message et titre : un titre doit être actif.

Ne pas oublier le message, le message et encore le message.

Arriver à extraire, faire apparaître les messages et le message clé d’un texte.

Toujours donner un message et le donner en premier.

Développez ce que vous avez à dire avec des messages.

Si le message n’est pas clair, il ne passe pas.

Les messages clarifient les idées

Les messages c’est essentiel, il faut transformer les idées en messages.

Les messages permettent de rendre simple ce qui est complexe.

Extraire l’idée maîtresse et l’exprimer par un message.

La formalisation d’un message aide à préciser et à enrichir notre propre pensée.

Mâcher au maximum l’information/le message et donner peu d’informations à la fois.

Un message est une information analytique.

Simplifier au maximum les messages.

Reformuler les messages du client mais la méthode de reformulation est à employer avec précaution.

Préciser les mots et les idées : le bon mot, le bon schéma pour le bon argument.

Un message permet de se poser les bonnes questions.

Il est nécessaire de dégager des messages clairs et fondés.

Savoir analyser les connaissances que l’on a pour, ensuite, savoir structurer son raisonnement et, au-delà, sa communication.

Les messages permettent de mieux communiquer

La communication passe par des messages clés.

Les messages sont plus porteurs que de longs paragraphes.

Identifier le message au public que l’on vise.

Un message doit attirer l’attention de l’auditoire.

Limiter le nombre de messages.

Exposer des arguments clairs, précis et courts.

Rien n’est jamais évident si ce n’est pas exprimé de manière univoque.

Un message doit avoir un contenu percutant.

Employer le langage le plus simple possible.

S’exprimer dans un langage opérationnel.

Être le plus sobre possible dans la manière de rédiger.

Rédiger des messages expressifs.

S’astreindre à être clair et concis.

Utiliser des verbes pour annoncer une idée.

Trouver le bon message en fonction de ce que l’on veut démontrer.

Un message est important dans sa forme, sa structure, sa destination.

Pour éveiller l’intérêt, il est nécessaire de vendre des messages « commerciaux ».

Démarrer bille en tête.

Lister les messages et les rendre homogènes par l’analyse.

Essayer de trouver une visualisation adéquate pour un message précis.

Le choix de bons messages et de bons graphiques aide de façon importante à faire passer une idée.

Les messages « engagent » leur auteur

Le message a une force supérieure au concept.

Bien évaluer la force et la portée du message qui doit être transmis.

Ne pas confondre constatation, opinion et recommandation.

Un message de constat, d’opinion ou de recommandation mais toujours un message clé.

Marteler le message clé dans une introduction, le développement, la conclusion de l’exposé.

Donner son opinion de façon « commerciale ».

Communiquer, c’est s’engager.

Exercices sur les messages¹

1.1. Rédiger des messages à partir d’un graphique

Rédigez à partir du graphique ci-dessous un message constatation, un message opinion, un message recommandation.

1.2. Rédiger des messages à partir de tableaux de chiffres

Les tableaux de chiffres suivants représentent la valeur des ventes des produits A, B, C pour les années 2005 à 2008.

Trouvez les quatre messages correspondant chacun aux chiffres entourés.

1.3. Rédiger des messages à partir d’un texte

Rédigez à partir du texte ci-dessous un message constatation, un message opinion, un message recommandation.

« Une des causes les plus mal connues du déclin américain est sans doute le système des business schools.

Toute la future élite des affaires passe au moule des finances, de la comptabilité, de la stratégie et de la planification. Elle a appris à n’être jugée que par les résultats boursiers des actions des entreprises et à n’attendre de récompenses que sous forme de revenus.

Ni l’innovation, ni le goût de créer techniquement, ni le désir d’apprendre n’ont été érigés en valeur sociale.

Cela participe certainement au déclin des petites entreprises américaines et à la bureaucratisation des grandes. »

Jacques Attali, En finir avec les cadres.

1. Corrigés p. 324.

Le chapitre 2 en un coup d’œil

Chapitre 2

Concevez des graphiques parlants

Une image vaut mille mots. (Confucius)

Les graphiques et les schémas constituent l’un des moyens les plus efficaces pour rendre facilement compréhensible une information copieuse et complexe. Un long tableau de chiffres ou un raisonnement compliqué peuvent se traduire sous une forme simple.

Le dessin, c’est un outil à raconter. (Christophe Chabouté)

Ce chapitre décrit en détail les principales formes de graphiques (quantitatifs et qualitatifs) spécifiquement destinés à la communication. Il expose les techniques à utiliser pour leur élaboration, et les mesures à prendre pour mettre en valeur le message illustré.

Figure 2.1 : Le graphique d’analyse n’est souvent compris que par son auteur

UTILISEZ DES GRAPHIQUES POUR MIEUX VISUALISER VOS MESSAGES

Pour se servir des graphiques de manière efficace, il est d’abord indispensable de bien comprendre leur raison d’être et leurs fonctions, c’est-à-dire pourquoi et quand il convient de les utiliser. Ce n’est qu’ensuite qu’on peut apprendre leurs règles de construction et leur mode d’emploi.

Un complément du texte et du discours

Un graphique permet de rendre simple et claire une information complexe, longue et pénible à comprendre, ou difficile à communiquer :

• il remplace des tableaux de chiffres indigestes par une représentation visuelle qui fait apparaître clairement les relations entre ces chiffres ;

Un court croquis vaut mieux qu’un long discours. (Napoléon)

• il schématise des parties du raisonnement ou des informations très complexes à décrire.

Les deux fonctions du graphique

Dans un premier temps, le graphique est un outil d’analyse ; ensuite c’est un outil de communication. La forme est souvent différente selon les cas.

Le graphique d’analyse est souvent complexe

Analyser un tableau de chiffres et en tirer des conclusions constitue un travail plutôt fastidieux et qui requiert une certaine expérience. De plus, une telle analyse est souvent incomplète car, l’imagination dans ce domaine étant généralement limitée, certaines constatations peuvent échapper à l’analyste (figure 2.1).

Lorsque le tableau est traduit graphiquement, il devient possible de voir, et non plus d’imaginer, les valeurs, tendances et relations entre les chiffres. Le graphique permet ainsi une analyse plus rapide, plus sûre et plus complète d’une information complexe.

Figure 2.2 : Le graphique de communication fait passer le message

Le graphique de communication fait passer le message

Une analyse débouche souvent sur plusieurs messages. Ce serait une erreur de vouloir les communiquer tous au moyen d’un seul graphique car aucun d’eux ne ressortirait clairement et le lecteur aurait du mal à les retenir. On ne peut donc présenter qu’un seul message par graphique, quitte à dessiner autant de graphiques que de messages.

L’image alerte, l’écrit persuade. (Nicolas Hulotj)

Ceci implique de remanier le graphique d’analyse afin, s’il y a lieu, de le décomposer et, dans tous les cas, de le rendre clair, simple et direct. Cette opération est particulièrement importante car le lecteur ne retient, le plus souvent, que la première impression qui se dégage d’un graphique (figure 2.2).

Avec les mots, on marque le mouvement, avec les images, on le fixe. (Louis Scutenaire)

Pour beaucoup, les graphiques paraissent techniques. Cette réputation est due surtout aux graphiques d’analyse (abaques, échelles logarithmiques, etc.), non aux graphiques de communication. La suite de ce chapitre a donc pour objectif de modifier cette image et de démontrer qu’une bonne utilisation des graphiques constitue un atout important pour l’efficacité d’une communication.

Les limites de l’outil

Opter pour des graphiques de communication impose un certain nombre de contraintes, parce que ces graphiques ont leurs limites.

Un bon graphique de communication sacrifie les détails

Il faut accepter d’être moins précis qu’avec un tableau de chiffres. On recherche un effet visuel et on fait des choix.

La situation détermine le type de graphique approprié

En phase de discussion et de réflexion, les détails comptent. Ils ne doivent pas être sacrifiés. On utilise alors des tableaux et des graphiques d’analyse.

Au fur et à mesure que le travail avance, on peut commencer à utiliser des graphiques de communication qui constituent des aides à la décision.

Figure 2.3 : Les graphiques quantitatifs visualisent cinq types de comparaisons

CHOISISSEZ ENTRE DEUX FAMILLES DE GRAPHIQUES

Les pages suivantes traitent des formes graphiques les...

Ils ont testé la méthode

Les graphiques, un outil particulièrement efficace…

Je ne pensais pas que les graphiques pouvaient être aussi utiles.

Un graphique vaut des tas de discours.

L’image a une grande force de conviction et facilite la mémorisation.

Les graphiques rendent un document attrayant.

Plus l’exposé est complexe, plus grand doit être le recours aux graphiques.

Le séminaire m’a averti des dangers possibles des graphiques.

… pour mieux visualiser les messages

Des graphiques, oui, mais de bons graphiques !

À chaque graphique correspond un message puissant.

Il faut adapter les graphiques à ce que l’on veut mettre en valeur et éliminer l’inutile.

Les graphiques doivent être collés sur le message.

Il faut construire les graphiques en fonction de nos messages.

Les graphiques me permettront de mieux digérer une grande masse d’informations.

Des règles de réalisation cohérentes sont indispensables

Les graphiques doivent être synthétiques et clairs.

Les graphiques doivent être simples et adaptés.

Un graphique ne doit présenter que peu de données.

Il y a un code d’utilisation des graphiques.

Les séquences temporelles vont de droite à gauche, les autres comparaisons de bas en haut.

Toute information doit être étayée par des données visuelles claires.

Exercices sur les graphiques¹

2.1. Le graphique, outil d’analyse

Pour mieux analyser l’évolution des ventes des principaux concurrents d’un marché dans lequel vous envisagez d’entrer, vous avez dessiné le graphique suivant :

Quel message principal découvrez-vous ?

Trouvez-vous des messages secondaires ?

2.2. Le graphique, outil d’analyse (climatisation)

Pour climatiser trois bâtiments, vous avez demandé des devis à trois entreprises et selon trois techniques de climatisation différentes. Votre adjoint a résumé les informations reçues dans le tableau ci-dessous.

Il a ensuite visualisé graphiquement cette information en utilisant deux optiques différentes.

Quels messages spécifiques ces graphiques vous permettent-ils de découvrir ?

2.3. Illustrer un message

Ces tableaux de chiffres ont été présentés à l’exercice 1.2. (p. 28-29).

Illustrez, au moyen de graphiques appropriés, les messages tirés des chiffres entourés.

2.4. Rédiger un message et l’illustrer (accidents)

Le tableau suivant est extrait des résultats sur la sécurité en 2008 pour l’ensemble d’un groupe de métallurgie.

Quel(s) message(s) pouvez-vous en tirer ?

Par quel(s) graphique(s) pouvez-vous l’illustrer ?

2.5. Rédiger un message et l’illustrer (énergie)

Les prévisions du tableau suivant ont été publiées par la DGEMP (Direction générale de l’énergie et des matières premières) du ministère de l’Industrie en juin 2008.

Quel(s) message(s) pouvez-vous identifier ?

Comment le(s) représenteriez-vous graphiquement ?

2.6. Remplacer un tableau par un graphique (gaz)

Les tableaux suivants donnent la composition des trois gaz sidérurgiques disponibles sur le site de Dunkerque.

Faites deux graphiques de comparaison mettant en évidence, dans chacun des gaz sidérurgiques, ceux qui servent à la synthèse du méthanol (H2 + CO) :

- 1er graphique : comparaison de la composition actuelle des gaz de cokerie, d’aciérie classique et de haut-fourneau (% en volume) ;

- 2e graphique : progrès possibles sur la qualité du gaz d’aciérie (% en volume).

2.7. Simplifier l’information (cafés, hôtels, restaurants)

Les données et graphiques d’analyse ci-dessous ont permis d’analyser une masse d’informations sur le marché des ventes de sodas entre 2004 et 2008, et d’apprécier leur évolution, ainsi que la position d’une société de boissons rafraîchissantes dans ce marché.

Le message que l’on souhaite communiquer est le suivant :

« En 2004, la position de la société est la plus faible dans le circuit qui a connu la plus forte croissance au cours des 5 dernières années. »

Dessinez un graphique simple et efficace qui illustre ce message.

N’oubliez pas que pour cela, vous devez éliminer de votre esprit toutes les informations parasites qui ne servent à rien pour cette illustration.

2.8. Se familiariser avec les formes de base

Voici 10 messages dont vous devez identifier le type de comparaison et la forme visuelle de base correspondante.

Cochez le type de comparaison et le (ou les) type(s) de graphique. Si plusieurs réponses sont possibles, indiquez l’ordre de préférence.

2.9. Améliorer la compréhension des données grâce à des graphiques

Les données ci-dessous sont issues de publications diverses. Elles gagneraient à être mises sous forme de graphique pour faciliter leur compréhension et mémorisation.

2.10. Identifier les moyens d’améliorer les graphiques

Les graphiques ci-après sont issus de publications diverses. Ils gagneraient à être complétés, modifiés ou même restructurés pour permettre au lecteur une meilleure compréhension/mémorisation.

2.11. Identifier les moyens d’améliorer les graphiques

Les graphiques ci-après sont issus de publications diverses. Ils gagneraient à être complétés, modifiés ou même restructurés pour permettre au lecteur une meilleure compréhension/mémorisation.

2.12. Identifier les moyens d’améliorer les graphiques

Les graphiques ci-après sont issus de publications diverses. Ils gagneraient à être complétés, modifiés ou même restructurés pour permettre au lecteur une meilleure compréhension/mémorisation.

2.13. Identifier les moyens d’améliorer les graphiques

Les graphiques ci-après sont issus de publications diverses. Ils gagneraient à être complétés, modifiés ou même restructurés pour permettre au lecteur une meilleure compréhension/mémorisation.

1. Corrigés p. 325 à 332.

Le chapitre 3 en un coup d’œil

Chapitre 3

Structurez vos messages avec logique et clarté

Structurer son raisonnement est indispensable à l’auteur pour accomplir deux phases distinctes de son travail :

• tout d’abord, analyser des données et en tirer des idées ; puis classer ces idées et en faire la synthèse pour trouver la réponse à une question ;

• ensuite communiquer cette réponse en sélectionnant et en articulant ses idées de la manière la plus logique et la plus convaincante possible.

Rédiger un document sous forme de messages ne suffit pas. Pour être sûr que le lecteur sera convaincu et retiendra ses idées, l’auteur doit relier logiquement les messages grâce à un raisonnement structuré.

La structuration des idées constitue donc le cœur du travail de préparation de la communication.

Figure 3.1 : La mémoire à court terme est limitée

Figure 3.2 : Les logiques de regroupement sont multiples

 STRUCTUREZ POUR MIEUX COMPRENDRE

Pour comprendre et retenir des idées, le cerveau humain structure automatiquement l’information qu’il reçoit. Structurer signifie ici regrouper selon une certaine logique.

Structurer, réflexe naturel de l’esprit humain pour se représenter la réalité

Le langage est linéaire ; on ne peut prononcer qu’un seul mot à la fois. Ainsi a-t-on longtemps cru que la pensée de l’homme s’articulait comme une liste d’éléments ou un inventaire de termes. En fait, on sait aujourd’hui que le cerveau travaille essentiellement par associations, intégrations et enchaînements de concepts. Il réagit à des informations en fonction de leur appartenance à une classe et non parce qu’elles sont uniques.

Ainsi, lorsqu’il est confronté à une longue liste d’informations, l’esprit humain va automatiquement chercher à les structurer en ensembles homogènes d’éléments proches, ou semblables, et à leur donner une nouvelle interprétation. C’est ainsi que les Grecs ont regroupé les étoiles et imaginé les constellations.

Structurer pour mieux retenir

Où il n’y a ni forme, ni ordre, il n’y a rien. (A. Suarès)

L’expérience montre qu’il est plus facile de mémoriser des éléments lorsque le nombre de notions mises en jeu est relativement faible. Ainsi, la mémoire à court terme est limitée en moyenne à 5 éléments sans lien entre eux. Ce nombre augmente quand ces éléments sont liés logiquement ; le regroupement de lettres en mots fait passer la mémorisation de 5 à 17 mots en moyenne (figure 3.1). Le regroupement améliore donc la mémorisation.

Prenons l’exemple d’un homme à qui sa femme demande de faire des courses et qui a oublié d’emporter la liste que celle-ci avait...

Ils ont testé la méthode

La structure est la clé de l’efficacité de la communication

Je me suis rendu compte à quel point il était difficile de convaincre !

Structurer ses idées, c’est une leçon, une école de rigueur, c’est stimulant pour l’esprit.

Analyser et communiquer, c’est différent.

Il est important de formaliser les idées sous forme d’une structure simple et claire.

Cette méthode de montage d’argumentation est un outil génial.

Structure d’analyse et structure de communication sont deux choses différentes.

La communication doit être simple même si l’analyse est complexe.

Pour bien communiquer, il faut avoir déterminé une structure d’analyse du sujet et en avoir dégagé un message argumenté que l’on transmet avec clarté en ménageant l’interlocuteur par une présentation sobre.

À partir du même événement, il y a la possibilité de tirer des choses très différentes.

Construire logiquement une présentation sur un thème donné, cela s’apprend.

Un bon sommaire est quelque chose de radicalement différent de ce que je fais actuellement…

Structurer aide à mieux comprendre

Il faut analyser chaque problème en le décortiquant logiquement.

La structure augmente la lisibilité et la compréhension.

On doit structurer sa pensée, son analyse et ses messages pour une logique sans faille.

On apprend à aller jusqu’au bout et à construire un plan clair.

Clarifier sa pensée permet de structurer le discours.

Structurer permet de mieux analyser

L’analyse préalable doit être soignée.

Analyser, c’est chercher et trouver la réponse à la question posée.

La structure « supporte » le message clé.

Il faut s’efforcer de structurer des messages logiques et succincts.

Structurer aide à clarifier et à hiérarchiser les éléments en vue d’obtenir un meilleur impact.

Une fois la structure faite en « rangeant les idées », reste à habiller le squelette, puis à choisir celles qui résument le mieux la situation.

Pour communiquer avec clarté, il faut commencer par avoir une analyse claire.

Structurer est indispensable pour bien communiquer

Trouver la solution ne suffit pas, il faut la communiquer.

Communiquer est le pendant de l’analyse.

Soyez exhaustif quant à l’analyse, synthétique dans la présentation.

Même si l’analyse est complexe, la présentation doit être simple.

Le nombre de choses à dire ne peut être que limité : il faut synthétiser.

Ordonner et sélectionner les idées permet de mieux « faire passer » le message.

La structure d’une communication est l’une des clés du succès d’une intervention.

Une bonne structure de communication claire est le signe d’une pensée claire.

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Partie 2

Réalisez des documents professionnels

Chapitre 4 | Analysez la situation
Chapitre 5 | Écrivez pour être lu
Chapitre 6 | Réalisez des documents attractifs

Ils ont testé la méthode

Écrire pour être lu : les idées de base

La communication écrite s’apprend, on peut s’améliorer.

Il faut faire travailler ses méninges.

Rien n’est inné, tout se prépare.

Sans préparation, rien ne se fait de sérieux.

Ne plus confondre information et communication.

Il faut réaliser le travail en amont pour être efficace.

Pour bien communiquer, il faut en avoir envie.

Être professionnel, c’est anticiper et se préparer.

Rester modeste.

Je me suis rendu compte à quel point il était difficile de convaincre !

Difficulté de communiquer « juste ».

Soigner l’écrit, c’est soigner l’image de la société.

Exprimez clairement vos

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Partie 3

Préparez des supports d’exposés convaincants

Chapitre 7 | Préparez vos exposés comme une bande dessinée
Chapitre 8 | Réalisez un support visuel sobre et esthétique

Annexes

Le cas Tique

Corrigés des exercices

Bibliographie