Résumé

Destiné aussi bien aux vrais débutants sous Excel qu’aux utilisateurs des versions antérieures du tableur souhaitant se familiariser rapidement avec la nouvelle interface d’Excel 2013, ce manuel d’autoformation est construit en trois parties :

La première partie, Manuel utilisateur, présente les fonctions de base d’Excel 2013 sous forme de fiches pratiques : prise en main de l’environnement de travail, gestion des classeurs et des feuilles de calcul, mise en page et impression, saisie et manipulation des données, création d’une formule de calcul et traitement des erreurs, utilisation des noms de cellules ou de plages de cellules, mise en forme des cellules, fonctions de calcul, etc.

La deuxième partie, Exercices de prise en main, vous permet d’assimiler les notions étudiées précédemment à travers 37 exercices couvrant la plupart des fonctions Excel 2013 dont vous aurez besoin au quotidien.

La troisième partie, Cas pratiques, vous propose de réaliser vous-même onze documents Excel complets correspondant à des applications courantes en entreprise : totaux et sous-totaux, évolution d’un ratio, d’un taux de croissance, comparaison résultats/objectifs, suivi des impayés, statistiques, etc.

L’ouvrage décrit comment effectuer les tâches Excel 2013 aussi bien avec la souris qu’à l’aide de l’écran tactile d’un ordinateur ou d’une tablette. Une annexe fournit les équivalences entre les commandes de l’ancienne version Excel 2003 et celles du Ruban d’Excel 2013. Deux autres annexes recensent les nouveautés d’Excel 2013 par rapport à la version Excel 2010, ainsi que les fonctionnalités abandonnées ou modifiées.

Les fichiers nécessaires à la réalisation des cas pratiques sont disponibles en téléchargement sur le site Web www.editions-eyrolles.com

Biographie auteur

Les Guides de formation Tsoft

Rédigés par des professionnels de la formation, les Guides de formation Tsoft ont été adoptés par de nombreuses entreprises comme supports de cours ou manuels d’autoformation aux logiciels de bureautique.

Chaque ouvrage de la collection comprend une partie cours, conçue sous forme de fiches descriptives très pratiques, suivie d’exercices et de cas pratiques grâce auxquels vous saurez rapidement créer vos propres documents de manière autonome.

Après une carrière d’ingénieur chez IBM, Philippe Moreau a été responsable formation. Après avoir fondé et développé un important organisme de formation informatique en France, il dirige aujourd’hui la société d’édition Tsoft. Il est auteur depuis 15 ans de nombreux ouvrages sur Windows et sur les suites bureautiques.

www.editions-eyrolles.com

Excel 2013
initiation

Guide de formation avec exercices et cas pratiques

Philippe Moreau

TSOFT

10, rue du Colisée

75008 Paris

www.tsoft.fr

ÉDITIONS EYROLLES

61, bd Saint-Germain

75240 Paris Cedex 05

www.editions-eyrolles.com

Attention : la version originale de cet ebook est en couleur, lire ce livre numérique sur un support de lecture noir et blanc peut en réduire la pertinence et la compréhension.

En application de la loi du 11 mars 1957, il est interdit de reproduire intégralement ou partiellement le présent ouvrage, sur quelque support que ce soit, sans l’autorisation de l’Éditeur ou du Centre Français d’exploitation du droit de copie, 20, rue des Grands Augustins, 75006 Paris.

© TSoft et Groupe Eyrolles, 2013, ISBN : 978-2-212-13811-5

Dans la collection Les guides de formation Tsoft

P. MOREAU. – Excel 2013 avancé.

N°12812, 2013, 260 pages.

P. MOREAU. – Word 2010 initiation.

N°12879, 2010, 206 pages.

P. MOREAU. – Word 2010 avancé.

N°12880, 2010, 198 pages.

Y. PICOT, P. MOREAU. – Access 2010 Utilisateur.

N°12825, 2010, 352 pages.

S. LANGE. – Configuration et dépannage de PC.

N°13421, 4e édition, 2012, 624 pages.

Autres ouvrages

N. BARBARY. – Excel 2013 expert.

N°13692, à paraître en novembre 2013.

L.-G. MORAND. – Windows 8 avancé.

N°13483, 2013, 420 pages.

B. LEBELLE. – Convaincre avec des graphiques efficaces.

Sous Excel, PowerPoint, Tableau…

N°55399, 2012, 258 pages.

C. HERBADJI. – La gestion sous Excel et VBA.

N°55166, 2012, 344 pages.

A. FERNANDEZ. – L’essentiel du tableau de bord.

Méthode et mise en pratique avec Microsoft Excel.

N°54996, 2011, 252 pages.

C. PRINS et M. SEVAUX. – Programmation linéaire sous Excel.

N°12659, 2011, 388 pages.

T. C...

Avant-propos

Conçu par des pédagogues expérimentés, l’originalité de cet ouvrage est d’être à la fois un manuel de formation et un manuel de référence complet présentant les bonnes pratiques d’utilisation.

FICHES PRATIQUES

La première partie, Manuel Utilisateur, présente sous forme de fiches pratiques les fonctions de base d’Excel 2013 et leur mode d’emploi. Ces fiches peuvent être utilisées soit dans une démarche d’apprentissage pas à pas, soit au fur et à mesure de vos besoins, lors de la réalisation de vos propres documents. Une fois les bases du logiciel maîtrisées, vous pourrez également continuer à vous y référer en tant qu’aide-mémoire. Si vous vous êtes déjà aguerri sur une version précédente d’Excel ou sur un autre logiciel tableur, ces fiches vous aideront à vous approprier rapidement la version 2013 du tableur Excel

EXERCICES DE PRISE EN MAIN

Dans la deuxième partie, Exercices de prise en main, il s’agit de réaliser des exercices simples, comprenant chacun une étape guidée pas à pas pour revoir les manipulations et une étape mise en pratique. Ces exercices s’adressent en priorité aux utilisateurs débutants, mais ils seront également utiles aux utilisateurs déjà aguerris sur une version antérieure à Excel 2013 qui veulent passer directement à la pratique de la nouvelle version 2013, notamment pour une utilisation tactile.

La réalisation du parcours complet permet de s’initier seul en autoformation.

Un formateur pourra aussi utiliser cette partie pour animer une formation aux manipulations de base de Microsoft Excel 2013 : mis à disposition des apprenants, ces exercices permettent à chaque élève de progresser à son rythme et de poser ses questions au formateur sans ralentir la cadence des autres élèves.

CAS PRATIQUES

La troisième partie, Cas pratiques, consiste à réaliser des applications en se servant des commandes de Microsoft Office Excel 2013. Cette partie vous propose onze cas pratiques, qui vous permettront de mettre en œuvre la plupart des fonctions étudiées dans les deux parties précédentes, tout en vous préparant à concevoir vos propres applications de manière autonome.

Les fichiers nécessaires à la réalisation de ces cas pratiques peuvent être téléchargés depuis le site Web www.editions-eyrolles.com. Il vous suffit pour cela de taper le code 13811 dans le champ <RECHERCHE> de la page d’accueil du site puis d’appuyer sur .

Vous accéderez ainsi à la fiche de l’ouvrage sur laquelle se trouve un lien vers le fichier à télécharger. Une fois ce fichier téléchargé sur votre poste de travail, il vous suffit de le décompresser dans le dossier C:\Exercices Excel 2013 ou un autre dossier de votre choix.

...

Conventions typographiques

Pour faciliter la compréhension visuelle par le lecteur de l’utilisation pratique du logiciel, nous avons adopté les conventions typographiques suivantes :

Ruban : | les onglets, les groupes, les boutons et les zones qui sont sur le Ruban.
Commande : | noms des commandes dans les menus contextuels et des dialogues (*).
Saisie : | noms de dossiers, noms de fichiers, texte à saisir.
[Commande] : | boutons de commandes qui sont dans les dialogues (*).
Actions : | les actions à réaliser sont précédées d’une puce.

(*) Dans cet ouvrage,

« dialogue » désigne une « boîte de dialogue » ;

« actionner un élément » signifie « cliquer...

PARTIE 1

MANUEL UTILISATEUR

ERGONOMIE EXCEL 2013

1

LANCER EXCEL

Vous pouvez lancer Excel 2013 de diverses manières décrites ci-dessous. Excel démarre et ouvre une fenêtre application Excel sur l’écran Bureau avec un classeur ouvert : classeur vierge nouvellement créé ou fichier classeur ouvert si vous l’avez lancé en ouvrant un fichier existant.

Vous pouvez lancer plusieurs instances de programme Excel, afin d’avoir plusieurs fenêtres Excel simultanément sur le Bureau.

À PARTIR DE L’ÉCRAN ACCUEIL SOUS WINDOWS 8

Si la vignette Excel 2013 a été épinglée à l’écran Accueil, actionnez-la. Sinon, affichez toutes les applications puis actionnez la vignette Excel 2013 dans le groupe Microsoft Office 2013.

À PARTIR DU MENU DÉMARRER SOUS WINDOWS 7

Cliquez sur le bouton Démarrer à gauche de la barre des tâches Windows, puis cliquez sur Tous les programmes, ensuite sur Microsoft Office 2013, enfin sur Excel 2013 .

Si le nom du programme Excel 2013 a été épinglé au menu Démarrer, vous pouvez cliquer directement sur Microsoft Excel 2013 dans le menu Démarrer . Pour épingler le programme sur le menu Démarrer, effectuez un clic droit ou un appui long sur le nom du programme sous Microsoft Office 2013 puis sur la commande Épingler au menu Démarrer dans le menu contextuel.

AVEC UN RACCOURCI POSÉ SUR L’ÉCRAN BUREAU

Si un raccourci vers le programme Excel 2013 a été posé sur l’écran Bureau, effectuez un double-clic ou un double-appui sur le raccourci.

Le raccourci vers Excel 2013, n’est pas mis en place par l’installation d’Excel. Pour ajouter ce raccourci sur l’écran Bureau :

- sous Windows 7, cliquez droit sur le nom du programme dans le menu Démarrer puis sur Envoyer vers, puis sur Bureau (créer un raccourci) dans le menu contextuel.

- Sous Windows 8, à partir de l’écran Accueil, affichez la « barre d’actions » de la vignette Excel 2013, puis actionnez l’icône Afficher l’emplacement, effectuez un clic droit/appui long sur le raccourci Excel 2013, enfin actionnez Envoyer vers puis Bureau (créer un raccourci).

AVEC UNE ICÔNE-RACCOURCI ÉPINGLÉE À LA BARRE DES TÂCHES

Si une icône-raccourci a été épinglée à la barre des tâches, clic droit ou appui long sur l’icône puis actionnez l’option Excel 2003 ou le nom du fichier Excel à ouvrir.

EN OUVRANT UN FICHIER EXCEL DEPUIS UN DOSSIER

Les extensions des noms de fichier Excel sont .xls (mode compatibilité versions Excel 2003 et antérieures) et .xlsx (format spécifique depuis la version 2007). L’installation d’Excel associe ces extensions à l’application Excel.

Dans l’explorateur de fichiers, sélectionnez le dossier qui contient le fichier Excel (extension .xls ou .xlsx), puis effectuez un double-clic ou un double-appui sur le nom du fichier Excel.

EN OUVRANT UN FICHIER EXCEL DE LA LISTE DES DOCUMENTS RÉCENTS (WINDOWS 7)

Sous Windows 7, cliquez sur l’icône Démarrer, puis sur Documents récents puis, dans la liste proposée par...

GÉRER LES FEUILLES DE CALCUL ET LES CLASSEURS

2

CRÉER UN CLASSEUR

Vous pouvez créer un classeur aussi bien au lancement d’Excel que si une fenêtre Excel est déjà ouverte sur une feuille de calcul.

– Au lancement d’Excel, vous avez le choix entre ouvrir un fichier ou créer un classeur.

– À partir d’une fenêtre Excel déjà ouverte sur le Bureau, actionnez l’onglet Fichier puis Nouveau.

Pour créer le nouveau classeur, vous devez toujours choisir un modèle :

– soit le modèle de base : actionnez l’icône Nouveau classeur. Vous pouvez aussi utiliser le raccourci clavier Ctrl+N ou le bouton Nouveau classeur de la barre d’outil Accès rapide.

– soit un des modèles existants : actionnez l’icône du modèle, puis [Créer].

Dans Excel 2013, le modèle de base est un classeur contenant par défaut une seule feuille de calcul, ce nombre est modifiable dans FICHIER>Options>Général>Lors de la création de classeur.

Un certain nombre de modèles sont enregistrés sur votre ordinateur dès l’installation d’Excel 2013, ils sont proposés si votre ordinateur n’est pas connecté à Internet.

Si vous avez enregistré des modèles de classeurs dans un dossier et que vous l’avez défini comme dossier par défaut pour les modèles dans les options Excel, alors ce dossier est proposé lorsque vous créez un nouveau modèle, il est désigné par PERSONNEL. Par exemple, créez comme dossier de modèles C:\Users\Public\Documents\Modèles (sous Documents publics pour être accessible par tous les utilisateurs de l’ordinateur).

OUVRIR ET FERMER UN CLASSEUR

OUVRIR UN FICHIER CLASSEUR EXISTANT

Dans la version Office 2013, pour ouvrir un fichier vous passez par le mode Office Backstage (*), qui présente les emplacements dans lesquels vous pouvez ouvrir des fichiers.

Au lancement d’Excel 2013, le mode Backstage s’affiche d’emblée dans la fenêtre Excel. Vous pouvez ouvrir un des classeurs utilisés récemment ou sélectionner le dossier contenant le classeur (la page Ouvrir s’affiche, voir plus bas).

À partir d’une fenêtre Excel déjà ouverte sur le Bureau, actionnez l’onglet Fichier puis Ouvrir, ou actionnez le bouton Ouvrir dans la barre d’outils Accès rapide ou Ctrl+O.

La page Ouvrir du mode Backstage s’affiche dans la fenêtre.

Notez que si vous voulez accéder directement à la boîte de dialogue Ouvrir, au lieu de passer par le mode Backstage, utilisez le raccourci Ctrl+F12.

– Sélectionnez Classeurs (utilisation récente), puis sélectionnez le nom du classeur dans la colonne de droite. Ou,

– Sélectionnez un des emplacements proposés : SkyDrive, Ordinateur, ou Ajouter un lieu (pour ajouter un emplacement sur le cloud), puis sélectionnez le dossier dans la colonne de droite, sélectionnez enfin...

METTRE EN PAGE ET IMPRIMER

3

MISE EN PAGE

La mise en page s’applique à la feuille de calcul en cours. Si vous désirez l’appliquer à plusieurs feuilles ou à toutes les feuilles du classeur, sélectionnez au préalable les feuilles. Les commandes de mise en page se trouvent sous l’onglet Mise en page>groupe Mise en page.

MARGES ET CENTRAGE SUR LA PAGE

Actionnez le bouton Marges, puis sélectionnez le réglage prédéfini (Normales, Larges, Hautes), celui qui vous convient (le dernier paramétrage personnalisé est proposé pour être réutilisé).

Si les réglages prédéfinis ne conviennent pas ou si vous voulez centrer l’impression sur la page, actionnez Marges personnalisées… pour accéder à l’onglet Marges du dialogue Mise en page.

ORIENTATION DE L’IMPRESSION

Actionnez le bouton Orientation, puis sélectionnez Portrait ou Paysage.

TAILLE DU PAPIER

Actionnez le bouton Taille, puis sélectionnez une taille de papier prédéfinie dans la liste déroulante ou si la taille que vous souhaitez utiliser n’est pas listée, actionnez Autres tailles de papier… ce qui affiche l’onglet Page du dialogue Mise en page.

RÉPÉTER LES TITRES SUR PLUSIEURS PAGES

Lorsque l’impression...

SAISIR ET MANIPULER LES DONNÉES

4

SAISIR, MODIFIER ET EFFACER DES DONNÉES

SAISIR DES DONNÉES DANS UNE CELLULE

Sélectionnez la cellule, saisissez la donnée, puis validez par ou + ou , ou + , ou une flèche de direction.

La sélection passe sur la cellule du dessous (), du dessus (+) de droite (),de gauche (+), ou sur la cellule voisine dans le sens de la flèche de direction.

La touche pour valider est . Vous pouvez changer le sens du déplacement de la sélection après validation par dans les options Excel, rubrique Options Avancées : sous Options d’édition, sous la case < Déplacer la sélection après validation> choisissez le sens du déplacement : Bas, Haut…

Saisie d’un texte

– Un texte plus long que la cellule dépasse à l’affichage sur les cellules voisines vides.

– Pour qu’un chiffre soit interprété comme un texte, faites-le précéder de l’apostrophe : ‘2011.

– Vous pouvez appuyer sur + pour forcer le passage à la ligne au sein d’une cellule.

Saisie d’un nombre

– Pour saisir un chiffre négatif, faites-le précéder du signe moins ou mettez-le entre parenthèses.

– Les séparateurs par défaut des décimales (virgule) et des milliers (espace) peuvent être changés dans la catégorie Région du Panneau de configuration Windows).

– Si une cellule affiche #### au lieu du nombre, c’est que suite à un changement du format du nombre la colonne n’est plus assez large pour afficher la valeur.

– Si vous saisissez un nombre trop grand pour être affiché dans une cellule, Excel l’affiche en format scientifique, sous la forme 1,23E+8, qui signifie : 1,23*10⁸, soit 123 000 000.

– Vous pouvez saisir un pourcentage : Excel interprète la saisie de 25% comme 0,25.

– Vous pouvez saisir une valeur en euro en la faisant suivre de € (+E).

Saisie d’une date

Vous pouvez saisir une date sous la forme 15/8/08 ou 15-8-08, la cellule est automatiquement formatée comme une date. Le contenu de la cellule est en réalité un nombre calculé par Excel. En effet, pour Excel une date est le nombre écoulé depuis 1/1/1900.

Pour saisir la date du jour Ctrl+; et pour saisir une date du jour qui s’actualise à chaque ouverture...

CRÉER LES FORMULES

5

CRÉER DES FORMULES

Les formules, entrées dans des cellules de la feuille de calcul, effectuent des calculs sur les valeurs contenues dans votre feuille de calcul. Une formule peut contenir des valeurs constantes, des références à des cellules, des fonctions et des opérateurs. C’est le résultat de la formule qui est affiché dans la cellule, la formule est visible dans la barre de formule lorsque la cellule est active.

SAISIR UNE FORMULE

La présence d’un signe égal (=) ou plus (+) ou moins (–) devant la formule permet à Excel de différencier une formule d’une simple valeur. Pour entrer une formule :

Clic/appui sur la cellule devant afficher le résultat du calcul.

Tapez = (ou + ou -) pour indiquer que vous allez créer une formule. Si vous utilisez le pavé numérique pour saisir des formules simples le signe égal (=) n’y figure pas.

Saisissez la formule et terminez par .

Pour terminer, vous pouvez aussi cliquer sur l’une des icônes qui s’affichent dans la barre de formule pendant la saisie de la formule :

abandonne la saisie de la formule, valide la formule.

LES OPÉRATEURS

Les opérateurs mathématiques sont par ordre de niveau priorité d’exécution :

Priorité 1 : | % pourcentage, | ^ puissance.
Priorité 2 : | * multiplication, | / division.
Priorité 3 : | + addition | – soustraction.

Dans une expression, les opérateurs de même niveau sont effectués de gauche à droite. Mais on peut utiliser des parenthèses pour influer sur les priorités de calcul, les expressions entre parenthèses sont évaluées d’abord. Par exemple, 10*2+5 donne 25, alors que 10*(2+5) donne 70.

Il est possible d’imbriquer des niveaux de parenthèses, le niveau le plus bas étant évalué en priorité. Lors de la saisie, chaque niveau de parenthèses possède sa couleur.

Pour les chaînes de caractères, il existe l’opérateur de concaténation & : si C3 contient Paul et D3 contient Martin, la formule =C3&" "&D3 affiche Paul Martin.

MODIFIER UNE FORMULE

Passez en édition de la formule : soit dans la cellule par un double clic/appui sur la cellule ; soit dans la barre de formule : sélectionnez la cellule, puis F2 ou actionnez la barre de formule.

Dans la formule éditée, les cellules référencées sont mises en évidence par un contour coloré. Placez le point d’insertion dans la formule par un clic/appui ou en utilisant les touches d’édition Fin, puis saisissez ou modifiez les caractères.

Pour valider la modification : appuyez sur ou actionnez l’icône de validation ().

RECALCUL AUTOMATIQUE OU MANUEL DES FORMULES

Par défaut, dès qu’une valeur, une formule ou un nom est modifié, toutes les formules de la feuille de calcul sont recalculées, c’est le mode calcul automatique. Si le nombre de formules dans la feuille augmente, les calculs des formules prennent plus de temps et cela peut devenir gênant. Vous pouvez passer en mode de calcul manuel. Pour changer le mode de calcul du classeur :

Sous l’onglet Formules>groupe Calcul, actionnez le bouton Options de calcul, puis choisissez le mode de calcul : Automatique, Automatique sauf dans les tables de données, Manuel.

En mode...

METTRE EN FORME LES CELLULES

6

AJUSTER LA LARGEUR DES COLONNES

La largeur par défaut que vous pouvez modifier en cours de vie du classeur est celle qui s’applique à toutes les colonnes pour lesquelles une autre largeur n’a pas été définie.

La largeur d’une colonne s’exprime en nombre de caractères majuscules affichables de la police par défaut (initialement Police du corps, du thème actif, taille 11). La police par défaut est définie dans les options Excel, rubrique Général, mais sa modification ne sera prise en compte qu’après un nouveau démarrage d’Excel, et ne s’appliquera qu’aux nouveaux classeurs créés ensuite.

AJUSTER LA LARGEUR DES COLONNES EN FAISANT GLISSER LA SÉPARATION D’EN-TÊTE

Sélectionnez une ou plusieurs colonnes. Faites glisser, à la souris ou au doigt, la séparation droite du numéro de la dernière colonne sélectionnée. À la souris, la largeur en cours de modification s’affiche dans une infobulle ; au doigt, elle s’affiche dans la zone Nom à gauche de la barre de formule.

Pour ajuster la largeur au contenu de la colonne, effectuez un double-clic sur la séparation droite du numéro de la colonne (tactile : un double-appui après avoir sélectionné la colonne).

AJUSTER LA LARGEUR DES COLONNES À L’AIDE DE LA COMMANDE

Sélectionnez les colonnes à ajuster, puis sous l’onglet Accueil>groupe Cellules, actionnez le bouton Format, puis :

– Pour spécifier une largeur : sélectionnez l’option Largeur de colonne puis saisissez la largeur, validez par [OK].

– Pour ajuster la largeur au contenu : sélectionnez l’option Ajuster la largeur de colonne.

MASQUER OU AFFICHER DES COLONNES

Lorsque vous masquez des colonnes, elles disparaissent de l’affichage comme de l’impression, lorsque vous les réaffichez elles reprennent leur largeur précédemment définie.

Pour masquer des colonnes

Sélectionnez les colonnes à masquer (dans l’exemple C, D, E).

Effectuez un clic droit ou un appui long sur les numéros de colonnes sélectionnées, puis actionnez Masquer, ou sous l’onglet Accueil>groupe Cellules, actionnez le bouton Format, puis l’option Masquer & Afficher, enfin Masquer les colonnes.

Pour réafficher les colonnes masquées

Sélectionnez les colonnes de part et d’autre des colonnes masquées (dans l’exemple B à F), puis clic droit ou appui long sur les numéros de colonnes, puis actionnez l’option Afficher, ou

Sous l’onglet Accueil>groupe Cellules, actionnez bouton Format, puis l’option Masquer & Afficher, enfin Afficher les colonnes.

MODIFIER LA LARGEUR DE COLONNE PAR DÉFAUT DANS LA FEUILLE EN COURS

Sous l’onglet Accueil>groupe Cellules, actionnez le bouton Format, puis l’option Largeur par défaut… et saisissez la largeur souhaitée, validez par [OK].

AJUSTER LA HAUTEUR DES LIGNES

La hauteur de ligne s’adapte par défaut au contenu de la ligne, mais vous pouvez la changer en une hauteur fixe dont vous spécifiez la taille.

La hauteur de ligne s’exprime en points, l’unité typographique des caractères.

...

LES FONCTIONS D’EXCEL

7

UTILISER LES FONCTIONS

Les fonctions sont des formules prédéfinies qui exécutent des calculs ou des traitements sur des données que vous leur fournissez, les arguments. Les fonctions sont groupées en dix catégories : Statistiques, Mathématiques, Date et heure, Logique, financières, Ingénierie, Base de données, Recherche et matrices, Texte et Information.

Un grand nombre de fonctions statistiques ont été renommées déjà en version 2010 d’Excel, pour être cohérentes avec les définitions de la communauté scientifique, ou contenir un paramètre supplémentaire (nous les indiquons par *). Les fonctions des versions précédentes sont toutefois toujours reconnues.

D’autres fonctions ont été ajoutées déjà depuis la version 2010 (nous les marquons par +), notamment statistiques pour mieux répondre aux attentes des statisticiens. Quelques nouvelles fonctions ont été introduites en version 2013, nous les indiquons par (New).

SYNTAXE GÉNÉRALE DES FONCTIONS

Une fonction comporte un intitulé de fonction suivi des arguments entre parenthèses et séparés par des points-virgules (;). Les arguments peuvent être fournis sous forme de valeurs ou de références à des cellules, des plages de cellules ou des plages nommées. Ils doivent être fournis dans un ordre bien déterminé et le type d’argument requis doit être respecté (numérique, chaîne de caractères, dates…) sans quoi la formule renvoie la valeur d’erreur #VALEUR!.

Exemples : =ALEA() =SOMME(L20:O30) =RECHERCHEH(B20;C10:N11;2;0).

RECHERCHER ET INSÉRER UNE FONCTION

sélectionnez la cellule dans laquelle vous voulez insérer une fonction.

Onglet Formules>groupe Bibliothèques de fonctions, actionnez le bouton Insérer une fonction  ; ou, actionnez le bouton Insérer une formule dans la barre de formule.

Le dialogue Insérer une fonction s’affiche.

Sélectionnez la catégorie de fonctions, vous pouvez aussi saisir dans la zone <Rechercher une fonction> quelques mots décrivant la fonction que vous cherchez, et actionner [OK].

La zone <Sélectionnez une fonction> affiche alors la liste des fonctions correspondant soit à votre description soit à la catégorie choisie : sélectionnez une fonction dans cette liste.

La syntaxe de la fonction et son descriptif s’affichent au bas du dialogue, il est aussi possible d’accéder directement à la page d’aide de cette fonction en cliquant Aide sur cette fonction.

Actionnez [OK].

Excel affiche le dialogue Arguments de la fonction.

Vous pouvez aussi ouvrir plus directement le dialogue des arguments d’une fonction : sous l’onglet Formules>groupe Bibliothèque de fonctions, actionnez le bouton de la catégorie de cette fonction dans le Ruban.

Spécifiez chaque argument : actionnez la zone de l’argument puis sélectionnez dans la feuille la cellule ou la plage de cellules, ou éventuellement saisissez la valeur de l’argument (vous pouvez réduire la boîte de dialogue pour mieux voir la feuille, pour cela actionnez la case de réduction à droite de la zone de l’argument, puis lorsque vous avez sélectionné la cellule, actionnez à nouveau cette case pour réafficher le dialogue).

Lorsque vous avez spécifié tous les arguments, actionnez [OK] pour insérer la fonction.

SAISIE SEMI-AUTOMATIQUE DE FONCTION

Si vous connaissez la syntaxe de la fonction, vous pouvez saisir directement la fonction dans la barre de formule :

Débutez la formule en tapant le symbole =, puis au cours de la saisie de la formule, dès que vous tapez une lettre, Excel affiche la liste des fonctions qui commencent par cette lettre, continuez la saisie du nom de la fonction jusqu’à taper la parenthèse ou effectuez un double-clic ou un double appui sur l’item dans la liste.

Une infobulle s’affiche indiquant la syntaxe de la fonction : les arguments entre crochets sont facultatifs, et si vous actionnez le nom de la fonction, vous accédez à la page de l’aide sur cette fonction.

Continuez la saisie des arguments ou sélectionnez dans la feuille les cellules contenant ces arguments.

Terminez la saisie de la fonction en fermant la parenthèse finale de la fonction, validez par la saisie lorsque la formule est terminée.

Si l’affichage de la liste des fonctions vous gêne pour la saisie, vous pouvez le désactiver dans les options d’Excel ; dans la rubrique Formules, sous Manipulation de formules décochez < Saisie semi-automatique de formules>.

MODIFIER LES ARGUMENTS D’UNE FONCTION DÉJÀ SAISIE DANS

...

ANNEXES

8

CORRESPONDANCES EXCEL 2003 – EXCEL 2013

Menu Fichier | Onglet | Groupe | Bouton
Fichier | Fichier
Nouveau | Fichier | Nouveau
Ouvrir… | Fichier | Ouvrir
Fermer | Fichier | Fermer
Enregistrer | Barre d’outils Accès rapide | outil Enregistrer
Enregistrer | Fichier | Enregistrer
Enregistrer sous | Fichier | Enregistrer sous
Enregistrer en tant que page Web | Fichier | Enregistrer sous | <Type> : Page Web
Enregistrer l’espace de travail | Retiré du produit
Recherche de fichiers | Dans l’Explorateur de fichiers
Autorisation | Accès illimité | Fichier | Informations | Protéger le classeur | Restreindre autorisation (Office pro Plus)
Autorisation | Ne pas distribuer | Fichier | Informations | Protéger le classeur | Restreindre autorisation (Office pro Plus)
Autorisation | Limiter les autorisations | Fichier | Informations | Protéger le classeur | Restreindre autorisation (Office pro Plus)
Historique des versions | Fichier | Informations | Versions
Aperçu de la page Web | Ajout de Aperçu page Web sur la barre d’outils Accès rapide
Mise en page | Mise en page | Mise en page | Lanceur du dialogue
Zone d’impression | Définir | Mise en page | Mise en page | Zone d’impression | Définir
Zone d’impression | Annuler | Mise en page | Mise en page | Zone d’impression | Annuler
Aperçu avant impression | Fichier | Imprimer
Imprimer | Fichier | Imprimer
Imprimer | Ajout de Imprimer à la barre d’outils Accès rapide
Envoyer à | Destinataire | Ajout de Envoyer au destinataire du message à la barre d’outils Accès rapide
Envoyer à | Expéditeur initial | Ajout de Répondre en incluant modifications à la barre d’outils Accès rapide
Envoyer à | Destinataire du message (pour révision) | Ajout de Envoyer pour révision à la barre d’outils Accès rapide
Envoyer à | Destinataire du message (en tant que pièce jointe) | Fichier | Partager | courrier électronique | En tant que pièce jointe
Envoyer à | Destinataire du routage | Retiré du produit
Envoyer à | Dossier Exchange | Ajout de Envoyer vers un Dossier Exchange à la barre d’outils Accès rapide
Envoyer à | Participant en ligne | Retiré du produit
Envoyer à | Destinataire utilisant le service de télécopie Internet | Fichier | Patager | Courrier électronique | Télécopie Internet
Propriétés | Fichier | Informations | Propriétés /Propriétés avancées
Documents récents | Fichier | Ouvrir | Classeurs utilisation récente
Quitter | Ajout de Quitter à la barre d’outils Accès rapide
Déconnexion | Retiré du produit

Menu Édition | Onglet | Groupe | Bouton
Annuler | Barre d’outils Accès rapide | Outil Annuler
Rétablir | Barre d’outils Accès rapide | Outil Rétablir
Couper | Accueil | Presse-papiers | Couper
Copier | Accueil | Presse-papiers | Copier
Presse-papiers Office | Accueil | Presse-papiers | Lanceur du dialogue
Coller | Accueil | Presse-papiers | Coller
Collage spécial | Accueil | Presse-papiers | Coller | Collage spécial
Coller comme lien hypertexte | Accueil | Presse-papiers | Coller | Collage spécial | Lien hypertexte
Remplissage | En bas | Accueil | Édition | Remplissage | En bas
Remplissage | À droite | Accueil | Édition | Remplissage | À droite
Remplissage | En haut

...

PARTIE 2

EXERCICES DE PRISE EN MAIN

ERGONOMIE EXCEL 2013

1

SAISIR DES DONNÉES ET DES FORMULES

2

EXERCICE 14 : SAISIR DES DONNÉES

1 - SAISISSEZ UNE DONNÉE DANS UNE CELLULE

Créez un classeur, cliquez dans la cellule D2 et tapez son contenu 2300. Celui-ci apparaît à la fois dans la cellule et dans la barre de formule.

Pour valider, appuyez sur ou sur une touche fléchée, ou encore cliquez sur l’icône affichant une coche dans la barre de formule.

Dans la cellule D3, saisissez une valeur négative, précédée du signe moins, -4300.

2 - SAISISSEZ DES VALEURS AVEC FORMATAGE AUTOMATIQUE

Saisissez 5%, Excel l’interprète comme le nombre 0,05 avec un format %.

Saisissez 15/11/13 ou 15-11-13, Excel l’interprète comme une date et l’affiche au format 15/11/13. Saisissez 8/2, Excel la prend comme la date 08/02/13 si l’année en cours est 2013.

Saisissez 145€ (€ s’obtient par +E), Excel l’interprète comme le nombre 145 (145 apparaît dans la barre de formule) et l’affiche dans la cellule au format monétaire 145,00 €.

Saisissez 50,75, Excel l’interprète comme le nombre décimal 50,75 (le séparateur décimal par défaut étant la virgule). Notez que le point (.) sur le clavier numérique génère une virgule.

Saisissez 3 450 en laissant un espace entre les milliers, Excel comprend qu’il s’agit d’un nombre et supprime les espaces.

Saisissez 123456789123456, Excel l’affiche en...

METTRE EN FORME LES DONNÉES

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METTRE EN PAGE ET IMPRIMER

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EXERCICE 27 : METTRE EN PAGE

La mise en page s’applique à la feuille de calcul en cours. Pour l’appliquer à plusieurs feuilles ou à toutes les feuilles du classeur, il faut les sélectionner ensemble au préalable.

1 - DÉFINISSEZ LA ZONE D’IMPRESSION

La zone d’impression de la feuille est la zone qui sera imprimée. Par défaut, elle couvre la zone active, de la cellule A1 à la plus éloignée des cellules non vides.

Ouvrez le classeur Exo27, puis enregistrez-le sous le nom Exercice27. Sélectionnez la plage de cellules à imprimer A1:F15, puis sous l’onglet Mise en page>groupe Mise en page, actionnez le bouton ZoneImpr puis l’option Définir.

2 - DÉFINISSEZ LES MARGES

Onglet Mise en page>groupe Mise en page, actionnez le bouton Marges, puis l’option Large dans la galerie des marges prédéfinies.

3 - VISUALISEZ L’APERÇU AVANT IMPRESSION

Actionnez l’outil Aperçu avant impression et imprimer de la barre d’outils Accès rapide. Les options d’impression s’affichent dans le panneau central, l’aperçu dans le panneau de droite.

Vous constatez que le tableau ne tient pas en entier sur la largeur de page. Actionnez l’icône ou tapez la touche Echap pour revenir...

MANIPULER LES DONNÉES

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