Combien de fois avez-vous décidé d’en finir avec vos mauvaises habitudes ? Combien de fois vous êtes-vous promis de reprendre votre vie en main et de vous donner du temps pour accomplir vos projets, vos rêves ?

Le culte de la performance vous a fait oublier d’écouter vos besoins les plus profonds et vous vous êtes laissés aspirer par la spirale du toujours plus, et encore plus vite. Comment venir à bout de ce sentiment d’inachevé et gommer les regrets de n’avoir pas pris plus de temps pour vous et votre entourage ?

L’ambition de cet ouvrage est de vous montrer le chemin d’une vie réorganisée, plus sereine et plus douce. Il vous aidera à vous réapproprier votre temps et à vous inscrire dans une écologie existentielle nécessaire à votre santé psychique. Adhérez à un nouveau modèle : celui du temps juste !

et si est une collection d’ouvrages mode d’emploi, écrits dans un style simple et dynamique, destinée à vous faciliter la vie au boulot, dans votre vie perso et dans vos relations.
Rédigé par un ou des experts du sujet, chaque ouvrage propose des méthodes, des outils, des conseils et des exercices pour dépasser vos blocages et changer durablement.

Catherine Berliet

Et si je prenais mon temps !

Gestion des priorités mode d’emploi

Sous la direction de Stéphanie Brouard et Fabrice Daverio

Groupe Eyrolles
61, bd Saint-Germain
75240 Paris Cedex 05

www.editions-eyrolles.com

Dans la même collection :

Et si je supportais mieux les cons !, de Bruno Adler

Et si j’assurais en public !, de Gracco Gracci

Et si je choisissais ma vie !, de Gilles Noblet

Et si j’apprivoisais mon chef !, de Nathalie Schippounoff et Stéphane Malochet

À paraître :

Et si je gagnais plus de thunes !, de Fabrice Daverio, dirigé par Stéphanie Brouard

En application de la loi du 11 mars 1957, il est interdit de reproduire intégralement ou partiellement le présent ouvrage, sur quelque support que ce soit, sans autorisation de l’éditeur ou du Centre français d’exploitation du droit de copie, 20, rue des Grands-Augustins, 75006 Paris.

© Groupe Eyrolles, 2013
ISBN : 978-2-212-55590-5

Remerciements

Tous mes remerciements vont à :

Stéphanie Brouard et Fabrice Daverio, les merveilleux initiateurs et catalyseurs de ce projet « broché ».

Mes enfants Antoine, Capucine et Garance, sans oublier Juliana, à qui j’ai souvent dit que je n’avais pas le temps de passer à côté de Et si je prenais mon temps !

À ma mère et à ma sœur Laurence si « àtempstives ».

À Marco pour son regard « distempscié ».

À mon éternelle amie Denise, suisse et « détempsdue ».

Aux nombreux stagiaires et participants rencontrés et formés qui, à force de me parler de leur sentiment d’urgence, m’incitent à leur dire aujourd’hui : « Et si vous preniez votre temps ? »

Sommaire

Introduction

Chapitre 1
Ralentir

Les clés pour changer

Première idée : ra-len-tir

Bienvenue dans le monde du « slow »

Temps d’est ou temps d’ouest ?

Comment se désintoxiquer et décrocher de la vitesse ?

C’est bien joli tout ça, mais je commence par quoi ?

Renouer avec la chronobiologie

Faire une chose à la fois

Mettre des « règles du jeu et des règles du je »

Savourer le temps présent

En finir avec le « dépêche-toi »

Se déconnecter

Cultiver ses « ressources attentionnelles »

Donner vie à ses rêves

Et pourquoi changer ?

Essayez quand même

Je n’ai pas l’habitude !

Naturel, pas naturel ?

Savourez le temps présent

Aiguisez vos « capacités attentionnelles »

Chapitre 2
Faire la moitié des choses

Les clés pour changer

Aller vers une réingénierie comportementale

Préférer l’efficience à l’efficacité

Se mettre sous le signe du kaizen

Privilégier la proactivité à la réactivité

Pratiquer la synergie

Résister à la tentation de ses « pilotes internes »

Arrêter de procrastiner

Neutraliser ses « gloutons du temps », occire ses « hackers de vie

S’inspirer des lois du temps

Définir ses objectifs

Prioriser

Différenciez l’urgence de l’importance

Priorisez pour définir vos enjeux

Hiérarchisez avec la matrice d’Eisenhower

Déléguer

Et pourquoi changer ?

Essayez quand même

Décidez sans céder aux atermoiements

Avancez à petits pas

Chapitre 3
Simplifier

Les clés pour changer

Simplifier, c’est réfléchir et élaguer

Mais, au fait, l’essentiel, c’est quoi ?

Et l’accessoire, c’est quoi ?

En résumé, vous ferez quoi ?

Simplifier, c’est ranger

Commencez par ranger votre bureau

Intéressez-vous de près à la loi de Douglas

Faites la chasse aux Post-it

Classez vos papiers pour ne rien oublier

Continuez en organisant votre PC

Simplifier, c’est s’offrir une cure de détoxification

Optez en premier lieu pour une diète matérialiste

Poursuivez avec une diète rédactionnelle

Prolongez par une diète relationnelle

Souvenez-vous de Pareto

Risquez-vous à une diète informationnelle

Terminez par une diète numérique

Simplifier, c’est s’organiser avec méthodologie

S’organiser, c’est commencer par faire un état des lieux et auditer son temps

Inscrivez une flexibilité dans votre emploi du temps

Simplifier, c’est utiliser les bons outils de gestion du temps

Premier outil : la liste des tâches à effectuer

Deuxième outil, simplissime et facilitateur : la carte mentale

Troisième outil : le rétroplanning

Simplifier, c’est gérer le flux d’information

Organisez votre boîte mail

Assignez-vous des règles d’ouverture

Fixez-vous des règles de rédaction

Respectez les règles de diffusion

Et pourquoi changer ?

Essayez quand même

Chapitre 4
Se reconstruire un capital temps

Les clés pour changer

Préservez votre ressource temps en « open space »

Préservez votre ressource temps face aux dérangements des importuns

Les « coucous suisses »

Les amateurs de cancans

Les questionneurs impénitents

Les éternels Calimero

Les accidentés de la vie

Votre boss

Préservez votre capital temps en rationalisant vos réunions

Examinez les dérives de vos réunions

Posez-vous quelques questions

Appliquez les dix règles d’or

À faire avant la réunion

À faire pendant la réunion

À faire après la réunion

Et pourquoi changer ?

Préservez votre capital temps en osant dire « non »

Portrait-robot de M. ou Mme Ouioui

Pourquoi refusez-vous de refuser ?

Quand pouvez-vous dire « non » ?

Essayez quand même

Ça fait quoi de passer son temps à dire « oui » ?

Et maintenant, je fais comment, concrètement, pour dire « non » ?

Préservez votre capital temps : osez communiquer avec impact

Négociez deux jours de télétravail par mois

Débusquez vos passions pour donner du sens à votre temps

Table des exercices

Bibliographie des ouvrages cités

Introduction

Combien de fois vous êtes-vous surpris à vouloir en finir avec vos mauvaises habitudes, et combien de fois vous êtes-vous promis de remettre tout à plat pour, enfin, réorganiser votre vie et vous donner du temps et du champ pour accomplir vos rêves et vos projets ?

Le culte de la performance vous a fait oublier d’écouter vos besoins les plus profonds et vous vous êtes laissé avaler par la spirale du « toujours plus, et encore plus vite ». Comment venir à bout de ce sentiment d’inachevé ou de bâclé ? Comment gommer les regrets de n’avoir pas eu le temps de prendre du temps pour soi et pour les siens ?

L’ambition de cet ouvrage est de vous montrer le chemin d’une vie réorganisée, plus sereine et plus douce, de vous aider à vous réapproprier votre temps, de vous inscrire dans une écologie existentielle nécessaire à votre santé psychique et d’adhérer à un nouveau modèle : celui du temps juste.

« Il n’est rien de plus précieux que le temps, puisque c’est le prix de l’éternité. »
Louis Bourdaloue

Chapitre 1

Ralentir

Après avoir lu ce chapitre, vous saurez vous redonner du temps, retrouver du sens et réaménager votre mode de vie. Vous apprendrez à vous faire violence pour ne plus courir et pour « laisser le temps au temps ».

« Mon passe-temps favori, c’est laisser passer le temps, avoir du temps, prendre son temps, perdre son temps, vivre à contretemps. »
Françoise Sagan

Vous avez longtemps cru à l’image valorisante du stakhanovisme du travail.

Vous avez longtemps cru à l’adage : « Travailler plus pour gagner plus. »

Vous avez longtemps cru échapper aux dommages collatéraux des risques psychosociaux.

Et pan ! Oui, qui l’eût cru, vous voilà dans l’œil du cyclone, en proie à un stress rampant et sournois. Votre vie tourne au cauchemar et vous vous demandez dans quel film vous jouez.

Vous vous laissez volontiers assommer, parasiter, inonder par une avalanche de dossiers, une succession de réunions, une cascade d’e-mails. Vous enchaînez tâches et missions, vous vous évertuez à rendre service, à voler au secours des uns et des autres, à faire plus et mieux, et vos journées ne se terminent jamais. À force de zapper, de « switcher », d’accélérer, à force de vous « ploguer » partout, d’être toujours « on line », un sentiment d’insuffisance vous gagne et, avec lui, la sensation diffuse de ne pas être à la hauteur. Pourtant, Dieu sait que vous faites votre maximum pour correspondre à l’image parfaite du collaborateur(trice) idéal(e), du père (mère) rêvé(e) et du mari (femme) exceptionnel(le).

Vous ne maîtrisez plus rien, vous vivez l’œil rivé sur votre montre, vous êtes en retard sur tout et partout, la justification est votre nouveau mode de communication. L’autre jour, vous vous êtes même endormi(e) à la réunion de service... Quant à votre entourage, il commence à vous reprocher votre désinvestissement familial.

Vous êtes l’as du transformisme, vous changez de rôles, de postures et de costumes : un jour vous vous la jouez Lucky Luke, toujours « au taquet », dégainant plus vite que votre ombre ; un jour vous vous la jouez Bollywood sur un air de cithare, mimant Shiva la déesse de la polychronie, ou la fée de l’instantanéité.

Quoi qu’il arrive, vous mettez un point d’honneur à assurer en vous démultipliant, et vous continuez de penser que tout finira par s’arranger, ou que tout ira pour le mieux dans le meilleur des mondes. Pourtant, écartelé(e) que vous êtes entre le désir de tout faire, la volonté de bien faire, celle de donner le change coûte que coûte, votre horloge interne s’emballe, vos repères sont mis à mal et le stress opère son travail de sape, vous ronge à petit feu et vous attaque les neurones.

Au bureau, malgré votre puissance de travail, les dossiers s’amoncellent, les retards s’accumulent, vos « to do list » n’en finissent pas de s’allonger. Les heures filent et défilent, votre temps se délite et vous n’avez plus assez de vos journées pour assumer votre charge de travail. Vous vous sentez vampirisé(e), dépossédé(e) de votre ressource temps, et vous avez beau accélérer la cadence, rien n’y fait.

À la maison, même combat. Vous êtes absent(e), dans un état second et pas franchement au fait des notes du petit dernier, ni des dates d’anniversaire. Vous êtes un fantôme de passage, tantôt sur « on », tantôt sur « off », accroché(e) à votre smartphone, scotché(e) à votre tablette ou échoué(e) sur votre canapé. En plus, à force de faire les yeux blancs dans les dîners, vos amis se sont lassés de votre inertie et ne vous invitent plus nulle part.

Oui, à la réflexion, vous êtes « au bout de votre vie » et, plus que jamais, vous ressentez le désir de tout remettre à plat.

Vu et entendu dans le métro

Les clés pour changer

Imaginez un instant votre envie d’en découdre avec ce rythme effréné, votre volonté d’échapper à ce mode de vie en flux tendu, administré par la loi du TTU (très très urgent) et régi par le seul oukase de la rentabilité et du « toujours plus vite ».

Il n’y a qu’à observer la journée de Lou, consultante RH, pour s’en persuader. Réveil à 6 h 30. Vite, elle se lève, avale un...

Chapitre 2

Faire la moitié des choses

Après avoir lu ce chapitre, vous réaliserez l’intérêt de traiter votre charge de travail avec circonspection et distance. Vous saurez cibler vos efforts en privilégiant les activités à forte valeur ajoutée et vous découvrirez l’art de diminuer vos plans de charge.

« On ne peut pas tout vivre, alors l’important est de vivre l’essentiel et chacun de nous a “son essentiel”. »
Marc Levy, Et si c’était vrai...

Vous avez beau vous dire : « Concentre-toi sur l’essentiel », vous avez l’impression étrange qu’à vouloir tout faire, ou à vouloir trop en faire, vous finissez par ne rien faire du tout. D’ailleurs, il n’y a qu’à regarder vos « to do list » qui s’allongent comme des jours sans pain. Vous partez de plus en plus tard du bureau, vous ne prenez même plus le temps de déjeuner, vous vous coupez en dix pour satisfaire les demandes de vos collègues, et vous ne maîtrisez plus rien. Pas de doute, votre productivité est passablement mise à mal et votre frustration s’installe.

Vous n’êtes pas le seul de votre espèce : Salomé, chargée de communication dans un grand groupe international, doit, elle aussi, jongler entre ses tâches de fond et les différents projets dont elle a la responsabilité. Aujourd’hui, ni sa flexibilité ni son sens de l’organisation, ni même ses journées à rallonges, ne sont venus à bout de sa charge de travail. Elle n’en peut plus et, ne voyant comment prioriser, elle se contorsionne dans un numéro d’équilibriste plutôt périlleux. Le plus terrible, le plus dévastateur, c’est cette sensation de passer son temps à ne pas arrêter une minute et de se rendre compte, à la lecture de sa liste de tâches, qu’elle ne fait pas grand-chose, qu’elle tourne en rond, qu’elle fait toutes les choses à moitié. À force de décaler et de reporter ses rendez-vous, de jongler avec les dates butoirs, de promettre sans tenir, elle a le sentiment étrange de tout bâcler, zapper, surfer, et de fonctionner en surface et dans l’instant... Et puis, cette sensation diffuse et persistante de la tâche jamais entièrement terminée... est tenace.

Et si vous réappreniez à faire la moitié des choses ? À force d’avoir toujours le nez dans le guidon, il vous est devenu impossible de vous distancier pour réfléchir vraiment et réaccorder le piano de votre temps, ou « remettre à l’heure les pendules de votre vie ».

Votre vie au bureau ressemble à un marathon. Vous enchaînez les activités et vous vous déchaînez en jouant le rôle de pompier, celui qui éteint les feux successifs. Le taylorisme n’est pas loin, et la perte de sens vous guette. À n’en point douter, vous êtes en train de vous métamorphoser en un « no life13 ».

Vu et entendu

Les clés pour changer

ALLER VERS UNE RÉINGÉNIERIE COMPORTEMENTALE

« Faire la moitié des choses, ce serait quoi, par exemple ? »

Ce serait d’abord se poser des questions et se challenger sur sa productivité.

Ce serait faire moins mais mieux, ou différemment.

Ce serait remettre de l’ordre dans son « fonds de commerce » pour analyser scrupuleusement sa charge de travail et regarder ce qui peut être :

supprimé ;

simplifié ;

délégué ;

reporté.

Ce serait ensuite s’inscrire dans une réingénierie comportementale, scanner vos « façons de faire » et vous poser une première question : « Comment puis-je responsabiliser mes différents interlocuteurs ? » Puis vous poser une seconde question : « Comment procèdent les personnes qui sont dans l’excellence en matière d’efficience ? » Vous vous en irez faire votre « benchmarking » avec, pour seul objectif, celui de repérer les modes opératoires d’excellence pour les dupliquer. Ouvrez grand les yeux, vous découvrirez forcément autour de vous quelqu’un qui optimise ses journées et obtient des résultats formidables sans se prendre la tête, avec un minimum d’effort... Copiez-le, copiez-le, copiez-le.

En dernier lieu, je vous invite à vous imprégner des notions fondamentales à votre réorganisation et à les distinguer en vue d’incarner un nouvel ordre.

PRÉFÉRER L’EFFICIENCE À L’EFFICACITÉ

L’efficacité caractérise le fait de prendre une décision pour atteindre un objectif et mettre tout en œuvre pour qu’il soit atteint. L’efficacité n’exclut pas le gaspillage d’énergie, de temps et de ressources. Penser « efficacité », c’est privilégier un résultat qui n’est pas toujours adapté à la finalité visée.

L’efficience caractérise le fait de répondre à un besoin exprimé par des clients internes ou externes sans produire d’inutilités, et sans fabriquer d’insuffisances. Il y a dans l’efficience une notion de performance dans l’action, une distanciation, une réflexion sur l’action à produire en termes de « juste nécessaire ». Oui, il y a dans l’efficience une forme de paresse. « Arrêtez de faire de la surqualité, ou de la production pour producteur », nous dit Ishikawa14. Alors, quand on vous demande 100, ne délivrez pas 120, et surtout pas 80 non plus...

À vous de comprendre le delta entre ces deux concepts et de vous focaliser sur l’action juste à déployer pour obtenir un résultat à moindre coût (en termes de ressources, d’énergie, de temps passé et d’argent dépensé).

Dites-le-vous une bonne fois pour toutes : il n’est pas nécessaire de faire plus pour faire bien. Épurez, épurez, épurez, privilégiez la qualité à la quantité,...

Chapitre 3

Simplifier

Après avoir lu ce chapitre, vous saurez comment adopter un système d’organisation simple et efficace, vous saurez vous éviter d’être en surcharge grâce à la mise en place d’une méthodologie et à l’utilisation d’outils facilitateurs.

« La simplicité est la sophistication suprême. »
Léonard de Vinci

« L’extraordinaire nous attire un instant, la simplicité nous retient plus longtemps, parce que c’est en elle que réside l’essentiel. »
Garry Winogrand, photographe

Chapitre 4

Se reconstruire un capital temps

À l’issue de ce chapitre, vous saurez faire respecter votre ressource temps et vous protéger des importuns. Vous saurez aussi dire « non » avec tact et diplomatie, et vous préserver.

« L’essentiel n’est pas de vivre, mais de bien vivre. »
Platon